Herramientas tecnológicas para proveer información y tomar decisiones

Hay que recordar que, para llevar a cabo operaciones matemáticas complejas, algunas de las primeras herramientas utilizadas fue el ábaco y, posteriormente, las primeras computadoras (que en un inicio medían más de un metro cuadrado); en la actualidad, se pueden comparar esas dimensiones con las de una tableta, que ha mejorado la velocidad de procesamiento y disminuido sus dimensiones.

Hace más de 30 años los empresarios y profesionistas dedicados a la contabilidad, habitualmente llevaban a cabo sus actividades en una oficina, utilizaban escritorios ejecutivos, tenían teléfono fijo, necesitaban una secretaria y una calculadora; sin embargo, actualmente pueden llevar a cabo sus actividades sin salir de casa y únicamente teniendo un dispositivo móvil e Internet. El avance tecnológico ha permitido que se pueda estar conectado las 24 horas del día, además de ahorrar espacio y tiempos de traslado.

El SAT seguirá utilizando estas herramientas para analizar el comportamiento del pago de impuestos, determinar tasas efectivas del ISR, entre otras acciones.

Hoy en día, se sabe que las herramientas tecnológicas son parte fundamental en cualquier actividad, siendo aquellos equipos que se encuentran en la nube o en equipos físicos los que han permitido llevar a cabo procesos matemáticos y de análisis:

• Ámbito empresarial: facilitan a los accionistas, directores, analistas y gerentes obtener información para la toma de mejores decisiones.
• Entorno académico: facilitan para efectuar operaciones matemáticas, clases virtuales, videoconferencias, entre otras actividades.
• Recaudación: la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) las utilizan para incrementar la recaudación de contribuciones federales.

Las primeras herramientas tecnológicas utilizadas por los empresarios son los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés); estos se crearon en los años 60 para que las diferentes áreas de la entidad suministraran información y que, mediante una parametrización de las operaciones efectuadas por la organización, facilitaran la generación de información financiera y ésta fuera utilizada para tomar decisiones.

En la actualidad, en México no todas las empresas tienen implementado un ERP; utilizan sistemas de contabilidad que no generan suficiente información como un ERP ni automatizan procesos.

La tecnología va evolucionando minuto a minuto; hoy en día existen tres herramientas que son explotadas por los contribuyentes para cumplir con su objeto social y por el SAT para incrementar la recaudación.

Con el uso de las tecnologías, el contribuyente puede minimizar el riesgo en temas de materialidad y razón de negocios, así como contar con más pruebas o elementos para justificar las operaciones llevadas a cabo.

Estas herramientas por sí mismas son de gran ayuda porque facilitan efectuar el trabajo rutinario o reducen costos administrativos, pero utilizadas conjuntamente pueden programar la frecuencia del procesamiento de datos para proveer información a la administración, automatizan procesos y, en cuestión de cálculos, permiten modificar continuamente (dependiendo de la información que obtienen), es decir, son capaces de predecir información o escenarios.

A continuación, se indica cómo pueden ser implementadas estas herramientas en las siguientes áreas:

• Marketing: son utilizadas para identificar hábitos de compra de los clientes y prospectos, interactúan para conocer las mejoras que desean de los productos que se deben desarrollar o producir; también, son utilizadas para crear publicidad que atraiga a más clientes.

  En el área de posventas se utilizan para tener comunicación con el cliente y conocer el grado de satisfacción; en caso de haber experimentado problemas, resuelven las quejas de manera oportuna para que el cliente quede satisfecho con la compra efectuada y pueda recomendar a la marca con comentarios positivos.

• Producción: al tener conocimiento de los gustos y preferencias de los clientes, se conoce qué productos o servicios se deben fabricar y esta información permite determinar si se debe contratar más personal o pagar horas extras para cumplir con la demanda de bienes o servicios, programar oportunamente la compra de las materias primas para que nunca haya desabasto ni se tenga un exceso de materias primas (que pueda generar una sobreproducción), evitando tener almacenado y reconocer un deterioro por estimaciones de inventario obsoleto o de lento movimiento.
• Crédito y cobranzas: permiten determinar los límites de crédito para cada cliente, evitando el registro de estimaciones de cuentas incobrables y problemas de incobrabilidad. Asimismo, permiten contar con flujos de efectivo suficientes que den la oportunidad de planear si es necesario invertir o decretar dividendos a los accionistas.
• Cuentas por pagar: permiten programar los pagos a proveedores, acreedores, empleados y hacer frente a sus obligaciones contractuales.
• Finanzas e impuestos: permiten identificar si hay problemas de negocio en marcha y, en cualquiera de los casos, proveerán información de escenarios probables, los cuales permitirán tomar decisiones que coadyuven a mejorar la eficiencia operativa o aplicar medidas para evitar cualquier riesgo financiero, fiscal u operativo.

Hoy en día, las herramientas tecnológicas son parte fundamental en el ámbito empresarial, en el entorno académico y, en este caso, en el tema de la recaudación tributaria.

En temas fiscales, los contribuyentes las podrán utilizar para detectar cómo los ve el SAT y, de esta forma, prevenir las revisiones profundas que está efectuando al comparar la información obtenida de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en cualquiera de los seis tipos:

1. Comprobante de ingreso: quienes enajenen bienes o presten servicios deben emitir un CFDI de este tipo.
2. Comprobante de egreso: quienes efectúen descuentos o bonificaciones deben emitir un CFDI de egresos.
3. Comprobante de traslado: las personas físicas o morales que transporten mercancías deben emitir este tipo de CFDI.
4. Comprobante de recepción de pagos: quienes emitan un CFDI con clave Pago en Parcialidades o Diferido (PPD) dentro de los cinco días siguientes de que hayan recibido el cobro del bien y servicio.
5. Comprobante de nómina: los contribuyentes que tengan empleados deben emitir un CFDI de este tipo.
6. Comprobante de retenciones e información de pagos: lo emiten los contribuyentes que decreten dividendos y contraten servicios que, de acuerdo con la LISR, se deban realizar retenciones del ISR por las operaciones efectuadas con residentes en el extranjero. La información es la que el mismo contribuyente provee en las declaraciones mensuales, definitivas y anuales de los impuestos federales, así como en la información proporcionada en la contabilidad electrónica.

Por lo tanto, las herramientas comentadas anteriormente permitirán al contribuyente minimizar el riesgo en temas de materialidad y razón de negocios, así como contar con el mayor número de pruebas o elementos para justificar la operación llevada a cabo con las diferentes entidades (clientes, proveedores, acreedores, empleados, instituciones financieras, etc.).

Actualmente, empresarios y profesionistas pueden llevar a cabo sus actividades sin salir de casa y únicamente teniendo un dispositivo móvil e Internet.

Conclusiones

La evolución tecnológica seguirá avanzando y ayudando a proveer de información a las entidades, lo que dará por resultado la toma de decisiones; por lo que, es importante que el personal de las entidades se mantenga constantemente actualizado para ahorrar tiempos en los cursos de acción, así como para minimizar riesgos derivados de ataques cibernéticos, paralización de las operaciones operativas y financieras. En el caso de temas fiscales, para evitar el embargo de cuentas bancarias, la cancelación o suspensión temporal del Certificado de Sello Digital (CSD) y el rechazo de devoluciones de impuestos.

Por su parte, el SAT seguirá utilizando estas herramientas para analizar el comportamiento del pago de impuestos, determinar tasas efectivas del ISR, identificar posibles gastos no deducibles o simulación de operaciones facturadas indebidamente y continuar con el incremento en las recaudaciones de las contribuciones federales y locales.