Hace más de 30 años los empresarios y profesionistas dedicados a la contabilidad, habitualmente llevaban a cabo sus actividades en una oficina, utilizaban escritorios ejecutivos, tenían teléfono fijo, necesitaban una secretaria y una calculadora; sin embargo, actualmente pueden llevar a cabo sus actividades sin salir de casa y únicamente teniendo un dispositivo móvil e Internet. El avance tecnológico ha permitido que se pueda estar conectado las 24 horas del día, además de ahorrar espacio y tiempos de traslado.
Hoy en día, se sabe que las herramientas tecnológicas son parte fundamental en cualquier actividad, siendo aquellos equipos que se encuentran en la nube o en equipos físicos los que han permitido llevar a cabo procesos matemáticos y de análisis:
Las primeras herramientas tecnológicas utilizadas por los empresarios son los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés); estos se crearon en los años 60 para que las diferentes áreas de la entidad suministraran información y que, mediante una parametrización de las operaciones efectuadas por la organización, facilitaran la generación de información financiera y ésta fuera utilizada para tomar decisiones.
En la actualidad, en México no todas las empresas tienen implementado un ERP; utilizan sistemas de contabilidad que no generan suficiente información como un ERP ni automatizan procesos.
La tecnología va evolucionando minuto a minuto; hoy en día existen tres herramientas que son explotadas por los contribuyentes para cumplir con su objeto social y por el SAT para incrementar la recaudación.
Estas herramientas por sí mismas son de gran ayuda porque facilitan efectuar el trabajo rutinario o reducen costos administrativos, pero utilizadas conjuntamente pueden programar la frecuencia del procesamiento de datos para proveer información a la administración, automatizan procesos y, en cuestión de cálculos, permiten modificar continuamente (dependiendo de la información que obtienen), es decir, son capaces de predecir información o escenarios.
A continuación, se indica cómo pueden ser implementadas estas herramientas en las siguientes áreas:
En el área de posventas se utilizan para tener comunicación con el cliente y conocer el grado de satisfacción; en caso de haber experimentado problemas, resuelven las quejas de manera oportuna para que el cliente quede satisfecho con la compra efectuada y pueda recomendar a la marca con comentarios positivos.
En temas fiscales, los contribuyentes las podrán utilizar para detectar cómo los ve el SAT y, de esta forma, prevenir las revisiones profundas que está efectuando al comparar la información obtenida de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en cualquiera de los seis tipos:
Por lo tanto, las herramientas comentadas anteriormente permitirán al contribuyente minimizar el riesgo en temas de materialidad y razón de negocios, así como contar con el mayor número de pruebas o elementos para justificar la operación llevada a cabo con las diferentes entidades (clientes, proveedores, acreedores, empleados, instituciones financieras, etc.).
La evolución tecnológica seguirá avanzando y ayudando a proveer de información a las entidades, lo que dará por resultado la toma de decisiones; por lo que, es importante que el personal de las entidades se mantenga constantemente actualizado para ahorrar tiempos en los cursos de acción, así como para minimizar riesgos derivados de ataques cibernéticos, paralización de las operaciones operativas y financieras. En el caso de temas fiscales, para evitar el embargo de cuentas bancarias, la cancelación o suspensión temporal del Certificado de Sello Digital (CSD) y el rechazo de devoluciones de impuestos.
Por su parte, el SAT seguirá utilizando estas herramientas para analizar el comportamiento del pago de impuestos, determinar tasas efectivas del ISR, identificar posibles gastos no deducibles o simulación de operaciones facturadas indebidamente y continuar con el incremento en las recaudaciones de las contribuciones federales y locales.
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