Controles ante el riesgo de incobrabilidad de créditos

¿En qué momento las cuentas por cobrar se convierten en un riesgo?

Se deben explorar las causas por las cuales una cuenta por cobrar se puede convertir en una cuenta incobrable, ya que puede suceder desde que se toma la decisión de ofrecer crédito a los clientes, por lo que se debe realizar un análisis adecuado que permita saber si los beneficios que traerá serán superiores a los costos que implicará llevar una apropiada administración de la cartera de cuentas por cobrar, incluso, antes de considerarlo como una posibilidad; aunado a ello, hay que establecer los controles necesarios para prevenir altos riesgos de incobrabilidad.

Una cuenta da indicios de incobrabilidad desde que se le evalúa para el otorgamiento del crédito.

Al no realizarse un análisis de riesgos y beneficios, establecer controles internos que mitigaran tales riesgos, o bien, si se establecieron, pero su ejecución y efectividad no fueron evaluados oportunamente, lleva a las empresas a cometer errores que incrementen su riesgo de incobrabilidad, tales como los siguientes:

• La decisión de ofrecer crédito se toma para atender sólo a una condición establecida por el propio cliente, pensando en que es mejor ceder que perder al cliente y sin un análisis suficiente que revele si la empresa está preparada para lo que implica el manejo de una cartera de cuentas por cobrar.
• La empresa no considera necesaria la creación de un área especializada para la gestión de los créditos otorgados a sus clientes o asigna las funciones a otro departamento ya existente.
• La entidad no establece políticas para la gestión de sus cuentas por cobrar, tales como las referentes a la aprobación de plazos y líneas de crédito para cada tipo de cliente, o bien, las que establecen el cobro de penalizaciones para los clientes morosos.
• La organización no tiene establecido un proceso claro para el otorgamiento de créditos, por lo que no existe claridad para los miembros de la organización en actividades clave como la gestión de una solicitud de crédito de un cliente, los requisitos necesarios para el otorgamiento del crédito o del proceso de aprobación de dichas solicitudes.
• La empresa no tiene establecido un proceso claro para la gestión de la cobranza, afectando actividades clave como la conciliación y confirmación de saldos con clientes, la periodicidad con que deben ejecutarse o la identificación de señales de riesgo en la recuperación de cuentas.
• La entidad sí tiene documentadas políticas y procedimientos de cuentas por cobrar, pero no realiza una actualización oportuna de esto, de modo que su realidad operativa ya no coincide con lo que está publicado en sus políticas y procedimientos.
• La organización no evalúa periódicamente que los controles internos de su proceso de cobranza se estén ejecutando de la manera correcta (por las personas designadas y con la periodicidad necesaria); por ende, las fallas en el proceso no se detectan ni se corrigen oportunamente.
• La empresa no aplica sus propias políticas de crédito, o bien, realiza constantemente excepciones a las mismas, exponiéndose a riesgos importantes de incobrabilidad de forma innecesaria. Además, proyectar esto ante sus clientes puede poner a la empresa en una situación vulnerable, pues ellos consideran que no hay consecuencias si incumplen con sus acuerdos.

Puntos relevantes que ayudan a disminuir riesgos de incobrabilidad

¿Cómo medir el riesgo de incobrabilidad?

Medir el grado de riesgo de incobrabilidad de una o varias cuentas por cobrar representa una actividad de alta complejidad, dado que sólo se puede generar una estimación, cuya precisión depende de muchos factores, por lo que no debe tomarse a la ligera. Lo anterior se debe a que el riesgo surge en un ambiente de incertidumbre; por ende, requiere de un juicio amplio y de la aplicación del criterio de quien lo determina.

Lo más importante es contar con un conocimiento amplio de la situación de cada cliente, desde las condiciones bajo las cuales se le otorgó el crédito, si cuenta o no con garantías de por medio, las tendencias sobre el volumen de ventas y el conocimiento del mercado en el que opera; todo ello, a fin de poder anticiparse a identificar riesgos de negocio del cliente que le impidan cumplir con sus obligaciones financieras. Esto debe ser analizado constantemente para medir su nivel de riesgo.

Las cuentas por cobrar representan uno de los más importantes activos financieros, sobre todo, en las medianas y grandes empresas.

El poder de la información lo es todo; por lo tanto, tener la información de cada cliente actualizada en todo momento y monitorear su comportamiento, así como conocer de su situación financiera de forma oportuna, brinda las herramientas para realizar la predicción sobre una posible falta de pago.

El riesgo de incobrabilidad no sólo existe por la poca o nula capacidad de pago del cliente; la gestión de la empresa sobre sus cuentas por cobrar también tiene un papel en ello; por ejemplo, si un cliente tiene la suficiente solvencia para hacer frente a la deuda, pero es muy estricto en sus procesos de cuentas por pagar y no acepta una factura a destiempo con ciertos requisitos como acuses de recibo, puede dar lugar a un riesgo de incobrabilidad.

Es importante mencionar que las empresas deben reconocer contablemente una estimación para cuentas incobrables, también conocidas como pérdidas crediticias esperadas por las Normas de Información Financiera (NIF); esto contribuye a tener información financiera confiable y lo más apegada a la realidad, con lo cual la empresa puede tomar decisiones; por ello, hay un par de cosas fundamentales que se deben cuidar:

• Que la cuenta por cobrar se encuentre correctamente reconocida.
• Que la estimación para cuentas incobrables sea lo más precisa posible y esté determinada con bases sólidas y fundamentadas.

Ejemplos de situaciones que pueden influir en el grado del riesgo de incobrabilidad

Conclusiones

Si se tienen en cuenta las implicaciones previamente citadas, una empresa puede estar lista para determinar y reconocer una reserva para cuentas incobrables adecuada, independientemente de la normatividad que apliquen; para esto, tener información suficiente es clave al determinar elementos como la probabilidad de incumplimiento y la severidad de la pérdida que, en términos de las NIF, son necesarios para realizar una estimación. También es válido recurrir a especialistas en la evaluación de riesgos; sin embargo, el conocimiento amplio de la situación de cada cliente es la llave a una estimación mucho más precisa.

En realidad, una cuenta no es incobrable una vez que se ha agotado el último recurso para recuperarla (como un recurso legal); en su lugar, una cuenta da indicios de incobrabilidad desde que se le evalúa para el otorgamiento del crédito, por lo que es indispensable el establecimiento de controles mínimos dentro del proceso de cobranza de las empresas para garantizar que el riesgo sea menor.

Las políticas de crédito y de cuentas por cobrar deben ser autorizadas por el consejo de administración de un negocio y se debe dar un seguimiento estricto de su cumplimiento. Es muy importante el monitoreo permanente de las cuentas por cobrar para minimizar su impacto en el flujo de efectivo de un negocio; por lo tanto, los controles en el proceso de crédito y en el de cuentas por cobrar son sumamente relevantes para minimizar los riesgos de morosidad o, incluso, de incobrabilidad.