Etapas y fases de la auditoría interna

El objetivo de este artículo es confirmar la individualidad de cada etapa y fase de la auditoría interna, sus similitudes y diferencias; esto para concluir con una reflexión específica sobre su coexistencia y aplicación práctica.

Similitudes y relación entre las etapas y las fases

Las etapas y fases están estrechamente relacionadas, ya que, entre ambas, hacen que suceda el proceso de auditoría interna; incluso, comparten las siguientes similitudes:

• Objetivos comunes: las etapas y las fases buscan garantizar la eficiencia y efectividad de las operaciones (de forma integral) en el proceso.
• Actividades similares: existe similitud en sus procesos de recolección de datos, análisis de riesgos y comunicación de resultados.
• Documentación: la necesidad de una documentación detallada y precisa es esencial en todas las etapas y fases.

Es importante destacar que, además de existir similitudes entre las etapas y las fases, también se observan perspectivas diferentes que se ejemplifican a continuación:

Planificación (etapa) y preparación (fase)

• Planificación: se definen el alcance, los objetivos y recursos necesarios para la auditoría.
• Preparación: implica la revisión de antecedentes, análisis de riesgos y planificación preliminar.
• Relación: ambas se centran en establecer las bases para la auditoría, identificando áreas de riesgo y desarrollando un plan de acción.

Ejecución (etapa) y desarrollo (fase)

• Ejecución: se realizan las actividades de auditoría según el plan establecido, incluyendo la recolección de datos y pruebas de control.
• Desarrollo: implica la realización de pruebas de validación, entrevistas y análisis de datos.
• Relación: ambas se enfocan en la implementación del plan de auditoría y la recolección de evidencias necesarias para evaluar los controles y procesos.

Informe (etapa) y comunicación (fase)

• Informe: se comunican los resultados de la auditoría a la alta dirección y partes interesadas.
• Comunicación: implica la redacción y presentación del informe de auditoría.
• Relación: ambas se centran en la presentación de los hallazgos y recomendaciones de la auditoría, asegurando que la información sea clara y útil para la toma de decisiones.

Seguimiento (etapa) y evaluación (fase)

• Seguimiento: se verifica la implementación de las recomendaciones y la corrección de las deficiencias.
• Evaluación: implica el seguimiento de recomendaciones y la evaluación de mejoras.
• Relación: ambas se enfocan en asegurar que las acciones correctivas se implementen efectivamente; asimismo, se evalúa el impacto de la auditoría en la organización.

Las etapas y fases de la auditoría interna comparten objetivos y actividades fundamentales que aseguran la integridad y mejora continua de las operaciones.

Fases que integran las etapas de la auditoría

En este apartado se presentan las cuatro etapas de auditoría y las fases que puede abarcar cada una de ellas. Adicionalmente, se muestran los componentes de la fase general por cada etapa, así como un listado enunciativo de las fases clave.

Planificación

• Objetivo: definir el alcance, los objetivos y los recursos necesarios para la auditoría.
• Actividades: identificación de áreas de riesgo, establecimiento de prioridades y desarrollo del plan de auditoría.
• Documentación: plan de auditoría, cronograma y asignación de recursos.
• Ejemplo: en una empresa manufacturera se identifica que el área de compras tiene un alto riesgo de fraude por operar muchos proveedores transportistas con pago en efectivo. Se prioriza esta área y se asignan recursos para auditar los procesos de adquisición y pagos a proveedores.
• Estadística: 41% de los directivos de auditoría interna consideran la planificación como la etapa más crítica para el éxito del ejercicio.

Preparación

• Objetivo: establecer las bases para la auditoría, incluyendo la comprensión del entorno y los riesgos.
• Actividades: revisión de antecedentes, análisis de riesgos y planificación preliminar.
• Documentación: antecedentes, análisis de riesgos y plan preliminar.
• Ejemplo: en una empresa de servicios financieros se revisan los antecedentes de auditorías anteriores y se identifican riesgos asociados con el cumplimiento regulatorio.
• Estadística: 45% de los auditores internos consideran que una preparación adecuada reduce los riesgos durante la auditoría de forma significativa.

Fases clave de la etapa de planificación

• Identificación de áreas de enfoque y marcos regulatorios para la auditoría.
• Definición de procedimientos y metodología a aplicar.
• Asignación de recursos humanos y técnicos.

Ejecución

• Objetivo: realizar las actividades de auditoría según el plan establecido.
• Actividades: recolección de datos, entrevistas, revisión de documentos y pruebas de control.
• Documentación: papeles de trabajo, evidencias y hallazgos preliminares.
• Ejemplo: durante la auditoría al área de compras se revisan facturas, se entrevista a empleados y se realizan pruebas de control para verificar la autenticidad de las transacciones, desde los controles internos hasta la evidencia de recepción de lo adquirido.
• Estadística: 37% de los directores y ejecutivos de empresas consideran que la ejecución efectiva de la auditoría es fundamental para identificar áreas de mejora.

Desarrollo

• Objetivo: ejecutar las actividades de auditoría y recolectar evidencias.
• Actividades: realización de pruebas, entrevistas y análisis de datos.
• Documentación: evidencias, hallazgos y papeles de trabajo.
• Ejemplo: se realizan pruebas de cumplimiento en transacciones financieras para asegurar que se adhieren a las regulaciones vigentes y se entrevista a empleados clave para entender los procesos internos.
• Estadística: 50% de los auditores internos indican que la recolección de evidencias es la fase más intensiva en términos de recursos.

Fases clave de la etapa de ejecución

• Recopilación y análisis de información relevante.
• Aplicación de pruebas de cumplimiento y sustantivas.
• Evaluación del control interno y análisis de riesgos.

Con la definición de etapas y fases se constituye una guía de actuación profesional estándar (pero flexible) y un fundamento institucional de la práctica de auditoría interna.

Informe

• Objetivo: comunicar los resultados de la auditoría a la alta dirección y partes interesadas.
• Actividades: redacción del informe, presentación de hallazgos y recomendaciones.
• Documentación: informe de auditoría, resumen ejecutivo y recomendaciones.
• Ejemplo: un informe detallado que incluye hallazgos sobre pagos duplicados y recomendaciones para implementar controles adicionales en el proceso de aprobación de pagos.
• Estadística: 32% de los auditores internos indican que la claridad y precisión en la redacción del informe son esenciales para la implementación de recomendaciones.

Comunicación

• Objetivo: presentar los resultados y recomendaciones de la auditoría.
• Actividades: redacción y presentación del informe de auditoría.
• Documentación: informe de auditoría y recomendaciones.
• Ejemplo: se presenta un informe a la junta directiva que destaca las áreas de incumplimiento y se sugieren medidas correctivas, como la capacitación adicional para el personal, destacando responsables y fechas.
• Estadística: 60% de los auditores internos consideran que una comunicación efectiva de los resultados mejora la implementación de recomendaciones.

Fases clave de la etapa del informe

• Documentación adecuada de hallazgos y conclusiones.
• Redacción de recomendaciones que corrijan las deficiencias observadas.
• Presentación de un formato de informe e identificación de grupos de interés.
• Uso adecuado de palabras clave y énfasis en lo importante.

Seguimiento

• Objetivo: verificar la implementación de las recomendaciones y la corrección de las deficiencias.
• Actividades: revisión de acciones correctivas, evaluación de mejoras y seguimiento continuo.
• Documentación: informes de seguimiento, evaluación de mejoras y documentación de acciones correctivas.
• Ejemplo: se realiza un seguimiento trimestral para asegurar que las recomendaciones (como la implementación de un sistema de aprobación electrónica) se han llevado a cabo y están funcionando correctamente.
• Estadística: 20% de los auditores internos consideran que el seguimiento es crucial para asegurar la efectividad de las acciones correctivas.

Evaluación

• Objetivo: evaluar la efectividad de las acciones correctivas y el impacto de la auditoría.
• Actividades: seguimiento de recomendaciones y evaluación de mejoras.
• Documentación: informes de seguimiento y evaluación de mejoras.
• Ejemplo: se evalúa la efectividad de las nuevas políticas implementadas y se documentan las mejoras observadas en el cumplimiento regulatorio.
• Estadística: 55% de los auditores internos consideran que la evaluación continua es esencial para mantener la calidad de la auditoría.

Fases clave de la etapa de seguimiento

• Calendarizar y priorizar seguimientos.
• Mantener actualizado el inventario de asuntos pendientes.
• Comprobar la vigencia de las recomendaciones al momento de validar la implementación de la acción correctiva.

Las actividades y tiempos de la auditoría interna (de principio a fin) siguen siendo soportadas por dos estructuras atemporales: una lógica-científica y otra técnica-administrativa.

Conclusiones

Las etapas y fases de la auditoría interna, aunque se presentan de manera diferente, comparten objetivos y actividades fundamentales que aseguran la integridad y mejora continua de las operaciones organizacionales.

La planificación, ejecución, informe y seguimiento en las etapas, así como la preparación, desarrollo, comunicación y evaluación en las fases, son componentes interrelacionados que, en conjunto, forman un proceso robusto y efectivo. La comprensión de estas diferencias y similitudes permite a los auditores internos optimizar sus prácticas y contribuir significativamente al éxito organizacional.

Se recomienda que el equipo de auditoría interna se encuentre capacitado para entender y ejecutar adecuadamente cada una de las etapas y fases de la auditoría.

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Referencias

• PwC, 2023, Estudio Global de Auditoría Interna. Traspasando muros en busca de nuevos horizontes, 2025, de PwC: https://www.pwc.com/ia/es/publicaciones/Estudio-global-de-auditoria-interna-de-PwC-2023.html