Prioridades del CEO: encargarse de lo importante, no de lo urgente

No obstante, dicha costumbre debe eliminarse, pues se supone que una de las características que distingue a cualquier persona en un puesto de dirección es “su buen ojo” para priorizar, distinguir lo importante de lo urgente y, sobre todo, enseñar a sus gerentes cómo repartir el trabajo para que la empresa cumpla con los objetivos que la lleven hacia adelante.

Por ello, quiero hablar de cómo la persona que ocupa el papel de CEO puede descargar su agenda de esas actividades que absorben mucho de su tiempo, pero no le ayudan a desempeñar mejor su labor de dirección.

El CEO debe hacer lo que está a su alcance para organizar su tiempo y habilidades de una forma productiva a fin de alcanzar los objetivos de la compañía.

¿Cómo reconocer el tipo de tarea a resolver?

Una de las herramientas más comunes para este fin es la matriz de Eisenhower, una especie de plano cartesiano que tiene la función de organizar las tareas en cuatro clasificaciones, según su nivel de importancia y urgencia: importante y urgente, importante no urgente, no importante, pero urgente, y no importante ni urgente.

Estas cuatro clasificaciones también dicen mucho sobre quién debería encargarse de resolver esas tareas, ya que, si no son tan importantes, pero deben atenderse rápido, existe la posibilidad de delegarlas. Incluso, la matriz de Eisenhower demostrará que varias actividades que no tienen importancia ni urgencia podrían, simplemente, desaparecer de la lista sin causar daños.

Este tipo de análisis debería implementarse en todos los niveles de dirección y gerencia de una compañía para eliminar esa carga de trabajo improductiva que sólo sirve para ocupar las famosas horas-silla, las que tanto daño hacen al provecho de toda la organización.

¿Cómo trazar una agenda más productiva y digna de un CEO?

Debido a que hacer muchas cosas no significa lograr mucho, quien ocupe el puesto de dirección debe saber que su tarea es encargarse de lo que los demás no pueden hacer para que la empresa sea exitosa y cumpla con las estrategias que ha trazado. Por lo tanto, deberá organizar su tiempo de manera que incluya espacio para su propio desarrollo, crear conexiones con sus equipos y atender los intereses de inversionistas y socios. Se puede empezar de la siguiente manera:

• Identificar lo que es responsabilidad exclusiva de la dirección: es decir, aquellas tareas que nadie más puede atender y que son prioritarias. El puesto de CEO exige que se resuelvan problemas a niveles macro, o bien, que se atiendan situaciones en las que hay que construir estrategias a mediano y largo plazo, así como los planes sobre cómo deberían ejecutarse, pero no a detalle. Para eso funciona el siguiente paso.
• Saber delegar: la dirección plantea el plan a gran escala (áreas que deben atenderlo, tiempo para resolverlo, objetivo al que deben llegar), pero los detalles sobre quiénes deben involucrarse de cada equipo y la creatividad para lograrlo dependerán de los puestos gerenciales. Por ello, es importante contar con talento que esté a la altura de los retos y que complemente sus habilidades; quien ocupa el puesto de CEO tiene el olfato para armar estos equipos y delegar las tareas.
• Aprovechar herramientas de automatización: muchas de las actividades urgentes, pero no tan importantes, pueden resolverse con aplicaciones, respuestas automáticas o un software que organiza datos y crea informes, tales como el registro de horas de trabajo de la nómina, creación de facturas o la firma de documentos a distancia. Cuanto más sencillo sea desahogar esos pendientes inevitables, pero no apremiantes, mejor se trabajará en la empresa.
• Eliminar lo que sólo quita tiempo: algunas de estas tareas, tal vez, sí funcionaron en su momento y ahora ya no (quizá nunca fueron necesarias). Lo importante es que la dirección reconozca esas juntas que pueden ser un simple correo, los reportes periódicos que, en realidad, no agregan información de valor, o bien, rituales que no han cumplido con el objetivo deseado, para decirles adiós; nadie los extrañará y dejarán tiempo liberado para algo más provechoso.
• Abrir espacio para conectar con los equipos: no todo tiene que ser trabajo; es importante conocer a las personas involucradas en el objetivo común de la empresa. Es una oportunidad para acercarse a las inquietudes de empleados que podrían aportar más de lo esperado y, por lo tanto, generar un mayor compromiso con los ideales de la organización.
• Dar oportunidad para dedicarse a desarrollar y afinar habilidades: la persona en el puesto de dirección puede seguir aprendiendo, al igual que cualquiera de los empleados del negocio, con el objetivo de estar al tanto de las tendencias de su industria, crear más y mejores aliados, así como atraer innovaciones relevantes para el negocio.

La carga de trabajo improductiva no ocurre sólo en los niveles operativos de una empresa, sino que también puede convertirse en un lastre para los puestos de dirección.

Conclusiones

Lo que importa no es que el puesto de CEO no tenga descanso o intente resolverlo todo, sino que haga lo que está a su alcance para organizar su tiempo y habilidades de una forma productiva, pues su verdadero logro está en alcanzar los objetivos de la compañía gracias al esfuerzo colectivo de quienes dirige. Este tipo de cultura de trabajo debería contagiarse hacia el resto de los niveles de la empresa para eliminar esa idea de que estar ocupado todo el tiempo es sinónimo de eficiencia, cuando, en realidad, es exactamente lo contrario.