Consejos para el empresario: el valor de revisar la contabilidad

El valor de la contabilidad

Como lo hemos señalado, la contabilidad (debidamente elaborada en tiempo y forma) produce información financiera de calidad requerida para una exitosa toma de decisiones. Eso es lo que se pretende, que el empresario siempre tenga a la mano la información suficiente para que pueda dirigir exitosamente su negocio en todo momento.

Previamente, se ha hecho referencia a lo importante que es controlar y revisar los saldos del efectivo, así como de las cuentas por cobrar a los clientes. El presente artículo se enfocará en cinco rubros: inventario, activos fijos, proveedores, préstamos bancarios e impuestos. Esto sin demeritar o restar valor o impacto al resto de los rubros que componen la estructura financiera.

El empresario podría hacer la revisión una vez al año, o bien, cuando perciba que las decisiones tomadas no generan el efecto deseado.

Inventarios

Sin pretender dar una clase de la administración de los inventarios (pues esto requiere seguir normativas específicas para asegurar su razonable valuación), contar con las cifras correctas, basadas en un sistema que siempre coincida con la contabilidad, permite tener el valor total del inventario, una parte importante de la rentabilidad. Por ende, la utilidad está basada en el conocimiento preciso del valor de inventarios, cuyos valores se toman para determinar precios y asegurar el margen ideal para el pago de las utilidades.

La visita propia del empresario al almacén le permite confirmar (visualmente) las cifras que pudo observar en la contabilidad y asegurar el valor que en el futuro representaría ingresos. Aunque en la mayoría de las ocasiones (durante la visita) se encuentran casos de inventarios en fecha de caducidad, fuera de temporalidad, con daños, o bien, faltantes, esto debe ajustar inmediatamente los controles y la contabilidad para que las cifras sean funcionales para la toma de decisiones.

En los inventarios hay mucho flujo detenido, lo que conlleva un costo financiero que castiga la utilidad; por lo cual, asegurarse de la contabilidad y utilizar algún sistema permitirá ser eficiente en la toma de decisiones.

Activos fijos

Lo mismo sucede con los activos fijos con los que cuenta la empresa. La revisión del empresario a estos valores le permite darse cuenta de cuáles están desaprovechados y cuáles están en sobreuso, poniendo en riesgo la continuidad operativa por mantenimiento excesivo o reparaciones. También, es importante validar que los porcentajes de depreciación y amortización estén correctamente aplicados, esto a fin de que se vaya creando la reserva en resultados para la sustitución (en forma natural) de tales bienes que dan la base de las operaciones.

Hasta este punto se ha hecho referencia a rubros del activo (efectivo, cartera de clientes, inventario y activos fijos), pero esto no significa que no haya otros igual de importantes o que estén consumiendo recursos. Se recomienda, en la medida de lo posible, reducir los pagos anticipados, depósitos en garantía y otras inversiones diferidas para que se alimente el flujo y la solidez del capital.

Entrando en el análisis de los pasivos, en general, son los adeudos con terceros, tal es el caso de los proveedores, préstamos bancarios e impuestos por pagar.

Proveedores

La cadena de suministro, que representan los proveedores, es la base del éxito del negocio. La revisión del empresario alcanzaría a observar el ciclo, las condiciones y las fechas de pago. Con su visión, muchas negociaciones pueden hacerse para equilibrar los costos financieros y tiempos entre la rotación de cartera, pago de gastos financieros y movimiento de inventario.

Préstamos bancarios

Los pasivos bien documentados (con garantías y ventajas para el empresario) siempre van a suponer una condición económica de ganar-ganar, ya que, se puede construir una imagen crediticia al mismo tiempo que se muestra una figura fortalecida frente a los clientes y terceros interesados.

Los préstamos bancarios son una herramienta útil para obtener liquidez y aumentar las ventas. La revisión del empresario podría ayudar a evaluar cuántos de estos préstamos están detenidos en el inventario, lo cual es una soga que aprieta la liquidez y aumenta el costo financiero.

Es vital evaluar el uso de los recursos obtenidos por los préstamos para evitar problemas financieros. Lo ideal es que esos recursos hayan terminado su ciclo y, a la mayor velocidad, ahora estén en la cartera; por ello, los préstamos en calidad de tipo revolvente constituyen la mejor manera de operar.

Cuando el empresario revisa la contabilidad, adentrándose en el contenido de los estados financieros, logra obtener una vista holística del negocio.

Impuestos

Las cuentas de impuestos deben mostrar un pago razonable acorde a su modelo de negocio (en tiempo y forma). Los pagos al gobierno tienen un alto costo financiero cuando se vencen los plazos para su entero y no han sido cubiertos.

No obstante, cuando hay impuestos elevados por pagar, no hay flujo suficiente y no se explica la razón sobre qué origina esto, la operación del negocio está desconectada de la contabilidad. Ante esta situación, se recomienda contratar la asesoría de un contador fiscalista para implementar el mejor modelo de obtención de utilidades y pago de impuestos. Entonces, la revisión del empresario en este rubro se vuelve decisiva para la correcta toma de decisiones.

Conclusiones

La invitación a que el empresario revise su contabilidad no tiene la intención de colocarlo en la operación, sino de agregar una visión clara de los detalles fundamentales de su negocio a fin de que tenga suficiente información y conocimiento. Esta revisión se podría hacer una vez al año, o bien, cuando se perciba que las decisiones tomadas no generan el efecto deseado.

Alcanzar la rentabilidad atractiva, así como la continuidad, depende de la toma de decisiones del empresario, su sensibilidad de negocio, el mercado y su experiencia en el sector, pues tienen una base sólida en la información financiera (suficiente y razonable).