Anexo 24 y programa IMMEX en el cumplimiento de las empresas

La disposición generó una gran cantidad de preguntas debido a la falta de precisión por parte de la autoridad, sobre todo, desde el punto de vista tecnológico o de sistemas: ¿se requería una versión web?, ¿la autoridad se conectaría directamente a los sistemas de la empresa?, ¿qué riesgos de seguridad implicaba?, ¿existía algún compromiso de la autoridad para garantizar la seguridad de la información?, ¿sería mediante VPN o TeamViewer?, entre otras interrogantes.

Desde luego, los aspectos relacionados con la falta de certeza jurídica no fueron menos relevantes que los tecnológicos; sin embargo, los desafíos operativos fueron el principal reto: ¿actualizar la información con un desfase máximo de 48 horas?, ¿el sistema debía estar alimentado directamente del ERP o del sistema de inventarios utilizado por el área de manufactura?, ¿es un sólo mes para cumplir? Hablar de todas las quejas y objeciones parece poco relevante, habiendo transcurrido más de seis meses desde la entrada en vigor de la disposición.

Hubo empresas que tuvieron que adquirir un nuevo software, pues el que habían estado utilizando no podía cumplir con los requisitos de acceso remoto; otras entidades estaban en pleno proceso de reconstrucción de inventarios, entre muchas otras situaciones particulares.

Actualmente, sabemos que aquellas organizaciones que no cumplieron con la entrega del escrito, si aún no han sido ya canceladas en su registro en el esquema de empresas certificadas (modalidad IVA/IEPS), están en proceso de serlo. Incluso, aquellas que sí presentaron el escrito, pero cuya herramienta no permitió el acceso efectivo a la autoridad o cuya consulta resultó poco clara, ya han recibido un requerimiento.

Junto con los desarrollos tecnológicos, se espera que las autoridades y los contribuyentes avancen hacia una fiscalización eficiente.

Panorama actual

Desde un punto de vista particular, el resultado ha sido un filtro muy valioso para la autoridad, dejando a las empresas cumplidas con sus fallas, pero cumplidas. A continuación, algunas recomendaciones que pueden apoyar a las empresas en el cumplimiento sostenido:

• Cambio de sistema de control de inventarios: uno de los puntos de control más importantes se presenta cuando, para cumplir con la nueva obligación, la empresa IMMEX cambió de sistema de control de inventarios. Una de las disyuntivas más comunes es decidir si se traspasará el historial completo del anexo 24 del sistema anterior, lo cual puede resultar altamente complejo.

  Algunas empresas han optado por trasladar sólo los saldos abiertos, tratándolos como “saldos iniciales”, lo que no incumple con la disposición, pero genera la obligación de mantener el respaldo en el sistema anterior casi de forma permanente. Según algunos análisis, no basta con tener reportes de descargo y saldos, es indispensable mantener todo el control en el software que cumple con el anexo 24 vigente en el momento de cada importación temporal, al menos durante los plazos establecidos por el Código Fiscal de la Federación (CFF).

  Cabe señalar que la autoridad ha estado emitiendo cartas invitación a aquellas empresas que no trasladaron la información histórica, argumentando en su motivación la “falta de evidencia de haber efectuado los retornos”.

• Activo fijo: en el mismo sentido, pero aplicado al activo fijo, se recomienda cargar en el nuevo sistema, con acceso al Servicio de Administración Tributaria (SAT), todos los pedimentos con clave AF (incluso, A6) cuya temporalidad siga abierta, esto sin importar el tiempo que lleven en territorio nacional.
• Uso del Data Stage: se recomienda usar esta herramienta no sólo como medio de carga o alimentación (como se hacía tradicionalmente), sino como un mecanismo de conciliación y control posterior para validar que todas las operaciones se hayan registrado correctamente en el anexo 24.
• Comunicación con agentes aduanales: la comunicación con los agentes aduanales se vuelve aún más relevante, ya que, para cumplir con el plazo de 48 horas para alimentar el anexo 24, es clave que la información declarada en el pedimento sea clara, precisa y útil. Se deben evitar descripciones genéricas como “las demás”; incluir el número de parte, ítem o SKU en las observaciones de la partida; así como generar tantas partidas como sean necesarias (por talla, color, modelo, etc.). Es decir, en lugar de agrupar en una sola partida todos los productos de una misma fracción, conviene generar una partida por cada número de parte. Esto podría incrementar los honorarios del agente aduanal y requerir un proceso de implementación, pero en el largo plazo será información sumamente valiosa.
• Protocolos de comunicación electrónica: sería muy útil establecer o desarrollar protocolos de comunicación electrónica con los agentes aduanales que permitan obtener la información en menos de 48 horas, esto con el menor grado posible de intervención manual: plataformas compartidas (como SharePoint), servidores, interconexiones, sincronización automática, reportes, interfaces, etc. La recomendación más importante en este rubro es realizar revisiones periódicas de saldos, vencimientos, BOM (Bill Of Materials), unidades de medida, etc. Es decir, verificar el cumplimiento del programa IMMEX y del anexo 24 desde la perspectiva del comercio exterior.
• Verificación del acceso proporcionado al SAT: es importante que las empresas revisen (de forma periódica) el funcionamiento del enlace o la liga de acceso proporcionada al SAT, así como el usuario y la contraseña. En caso de que se necesite hacer un cambio, será indispensable presentar un nuevo escrito libre con la información actualizada.
• Guía o manual de usuario para el sistema: otra recomendación es contar con una breve guía o manual de usuario del sistema, documento que pueda ser solicitado por la autoridad fiscal en caso de que el acceso al sistema le resulte complejo. Aunque no fue un requisito formal en el escrito libre inicial, el tema fue abordado en preguntas frecuentes y algunas empresas ya han recibido requerimientos para entregarlo.

Conclusiones

La cultura de cumplimiento no puede ser sólo una buena intención dentro de las empresas. Junto con los desarrollos tecnológicos, se espera que las autoridades y los contribuyentes avancen hacia una operación eficiente, una fiscalización más transparente, así como una mejora en el soporte documental que sirva como prueba idónea para la defensa de las empresas. Sobre todo, se espera fomentar una cultura contributiva cada vez más sólida.