Sin duda, el mecanismo que mayor beneficio tiene en temas de flujo de efectivo para las empresas de la Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación (IMMEX) y certificadas es el crédito del Impuesto al Valor Agregado (IVA) e Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS) que, en forma de “espejo”, es el que mayor afectación da a la recaudación. Por lo referido, la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior AGACE ha fortalecido los mecanismos de revisión y supervisión, los cuales pudieran derivar en hallazgos de incumplimiento, multas o inicios de cancelación del registro.
De todas las acciones, el presente se enfocará en analizar las visitas de verificación, las cuales, por sí mismas, no representan actos de fiscalización, sino una obligación de la empresa certificada señalada en la fracción IX de la regla 7.1.1 de las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE), cuya finalidad es desarrollar una inspección de supervisión sobre el cumplimiento de los parámetros de la autorización bajo la cual se realizan las operaciones de este tipo.
Lo primero que hay que destacar es que estas visitas no se efectúan mediante un citatorio u oficio; se recibe un correo electrónico que indica el día y la hora en que se llevará a cabo, los datos del verificador y el plan de visita (este correo no da más de 48 horas de anticipación). Aquí surge uno de los primeros problemas: quienes no tengan debidamente actualizados los datos de contacto de su enlace operativo no recibirán el correo, lo cual no impedirá que la visita se lleve a cabo.
Dentro de ese mensaje habrá un documento llamado Plan de visita, que contiene los datos generales y los requerimientos logísticos (sala de juntas e impresora), la agenda detallada de las acciones que se desarrollarán, los tiempos estimados de las mismas y, lo más importante, el requerimiento mínimo o base, que se deberá tener listo desde el inicio en un dispositivo electrónico de uso externo (memoria USB), el cual no deberá contener ninguna otra información y no será devuelto a la empresa. Este requerimiento se detallará más adelante.
El inicio de la visita se centra en la identificación de los participantes, tanto por parte de la autoridad como de la empresa visitada y los testigos, quienes no podrán retirarse hasta que el acta de la visita se haya concluido y firmado.
Inmediatamente después, el verificador solicitará la memoria USB, donde ya se debe albergar la información previa que sea aplicable (la que se genere durante la visita se irá incorporando sobre la marcha). Se tienen que mostrar los documentos originales para cotejo y no será necesario entregar alguno de ellos de forma definitiva.
Un momento central de la visita es el recorrido por las instalaciones productivas o donde se lleven a cabo las actividades del programa por el que se ha otorgado el registro de empresa certificada; en este punto, el verificador podrá seleccionar mercancías para que le sea demostrada su legal tenencia, así como su registro en el Sistema de Control de Inventarios del anexo 24 (apartado C); verificará también que los procesos productivos descritos en los documentos sean los que se desarrollan en las instalaciones, así como que la empresa cuente con materiales, bienes de activo fijo y personal para el desarrollo de las actividades autorizadas.
Este recorrido deberá ser atendido por alguien que realmente conozca la operación de la planta, el origen de los materiales y pueda dar respuestas correctas que vinculen las actividades con las operaciones de importación y exportación; una recomendación es que sea alguien de la planta acompañado del enlace operativo.
Aunque no es algo que legalmente esté establecido, es importante que, previo a la visita, se avise al verificador si hay algún requerimiento de seguridad que deba atender, como no llevar falda, no usar maquillaje, llevar manga larga, zapatos cerrados, entre otros. La empresa deberá proporcionar, en caso necesario, zapatos, cascos, chalecos reflejantes o cualquier otro equipo de seguridad aplicable.
Un segundo momento de gran relevancia es la revisión del Sistema de Control de Inventarios del anexo 24 (apartado C). Este es uno de los momentos claves en el que el verificador solicitará que sea la persona más experta en el sistema quien proporcione las respuestas, puesto que no habrá oportunidad de corregir o cambiar lo que se va presentando. Se solicitará que, en un archivo Word, se vayan pegando capturas de pantalla de cada uno de los pasos que se requieran y, una vez concluido, se anotará la hora exacta y no será posible que se entregue ninguna captura o reporte posterior a esa hora.
El sistema deberá tener la información actualizada de las operaciones y cumplir con cada uno de los módulos obligatorios. Se podrán hacer preguntas sobre las estructuras de materiales, las mermas y los desperdicios. Algunos puntos que suelen perderse de vista y que recientemente han estado dentro de las observaciones son que no se tienen completos los datos de la empresa al inicio del sistema, especialmente los relativos al domicilio (tal y como se tiene registrado), y que los catálogos de materiales y productos no contemplan la fracción arancelaria con el Número de Identificación Comercial (NICO).
Ahora bien, en cuanto al contenido de la memoria USB, previamente deberá tener la estructura de carpetas solicitada en el propio correo que envía la autoridad, teniendo en general las siguientes:
Si bien suele ser el mismo requerimiento para todas las visitas, se recomienda que siempre se haga exactamente como lo soliciten. Esto no excluye que el visitador pueda solicitar información y documentación adicional, la cual le permita validar que se está en total cumplimiento.
Si su empresa tiene restricciones para tomar fotografías, es indispensable que se realicen las gestiones necesarias, ya que el verificador tomará fotos de las instalaciones en el recorrido, tanto por fuera del inmueble como del interior.
Si la empresa, ya sea por temas de seguridad o porque forma parte de alguna bodega o centro de distribución, no tiene un nombre visible, la recomendación es solucionarlo porque este punto es relevante en la descripción que se hace en el acta.
Asimismo, destaca que las empresas deben mantener la información que cargaron en la Ventanilla Única de Comercio Exterior Mexicano (VUCEM) para su trámite de solicitud inicial, de lo cual, luego de 10 años, algunas entidades ya no lo tienen identificado y resguardado. De igual forma, se recomienda tener el soporte de cumplimiento en cada renovación, especialmente en la más reciente.
Es muy importante que las empresas reconozcan que, aunque el SAT está incrementando sus acciones, no se trata de ninguna obligación nueva ni algo que no hayan tenido que cumplir o atender desde el primer día de su autorización o en cada uno de los momentos de renovación; por ende, es de suma relevancia anticiparse a estas visitas.
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