Revisión de patrones ficticios en CFDI previo a la declaración anual

La reacción más común es simple, borrar esos registros y seguir con el proceso; sin embargo, podría no ser lo ideal. ¿Qué repercusiones implica esta medida?, ¿de dónde salieron esos recibos de nómina?, ¿quién los generó?, ¿qué uso fiscal le estarán dando a nuestros datos? Debido a estas dudas, es relevante explorar cómo detectar, prevenir y resolver este escenario para evitar que la declaración anual se convierta en un dolor de cabeza fiscal.

¿Qué son los patrones ficticios?

Se trata de aquella persona física o moral que genera, a través de un documento oficial como el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), la aparente existencia de una relación laboral. En ese CFDI se asienta que hubo un pago por trabajo personal subordinado, cuando en realidad nunca existió tal vínculo.

Este tipo de registros no sólo puede distorsionar la determinación del ISR, sino que además puede despertar alertas para la autoridad fiscal. En sus facultades de revisión, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) podría interpretar estos movimientos como posibles operaciones simuladas, con las consecuencias y complicaciones que eso implica para el contribuyente.

El reto del contribuyente es tener una visión integral y estratégica de cada actividad económica, fomentar sistemas de prevención de riesgos y no dar por sentado nada.

¿Cómo aparecen en la declaración anual?

Si el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de un contribuyente aparece en un CFDI de tipo nómina timbrado durante el ejercicio, este se precargará automáticamente en la plataforma de la declaración anual. Desde ese momento, la información ya está en las bases de datos del SAT, lo que le permite monitorearla, realizar cruces y cotejos, así como presumir que esos ingresos fueron efectivamente cobrados.

Las causas más comunes a la aparición de patrones ficticios son:

• Homonimia: en las bases de datos de algunos centros de trabajo puede haber dos o más personas con el mismo nombre o ser muy similares; en ocasiones, existe coincidencia en el RFC (por las iniciales y fechas de nacimiento). Si no hay revisiones a la información, se genera confusión y la nómina puede contener errores.
• Error en procesos de control: cuando los controles internos del patrón no están bien cimentados, es posible que se timbre la nómina de colaboradores que ya no laboran en el centro de trabajo o que se confundan datos entre distintos patrones cuando son administrados por un mismo operador.
• Uso indebido de datos fiscales: es el escenario más delicado detrás de un patrón ficticio, es decir, patrones retenedores que, conocedores de que no existe una relación laboral, emplean un RFC, nombre y demás información registrada ante el SAT para emitir CFDI de nómina con motivos ilegales. En la mayoría de los casos, se simulan operaciones para disminuir impuestos, aumentando sus deducciones, o bien, para desviar recursos y comprobar gastos inexistentes.

Riesgos comunes sobre los patrones ficticios

Un CFDI de nómina que no corresponda con el contribuyente puede tener un impacto significativo en el cálculo del ISR, ya que incrementa la base gravable; para las personas físicas, a mayor ingreso, mayor será el impuesto. Cuando se mezclan ingresos de dos o más patrones, las retenciones pueden no ser proporcionales, lo que frecuentemente genera un saldo a cargo en lugar de a favor.

Optar por borrar del formulario la información que no nos corresponde no soluciona el problema, ya que eliminar un registro en la declaración anual no implica la cancelación del CFDI de nómina; por lo tanto, aunque determinemos correctamente el cálculo y concluyamos el trámite, la autoridad fiscal comparará lo declarado contra la totalidad del CFDI de nómina recibido. Si el SAT detecta diferencias, presumirá que existen ingresos efectivamente cobrados que se están omitiendo.

Sin embargo, lo referido sólo es la consecuencia menor. El escenario se complica si esas nóminas inexistentes forman parte de un delito fiscal; en tal caso, las repercusiones legales son serias. Aunque seamos terceros involuntarios, podríamos ser vinculados con operaciones simuladas, encuadrando en los supuestos del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (CFF).

Si el supuesto patrón es clasificado por el SAT como Empresa que Factura Operaciones Simuladas (EFOS), el contribuyente podría quedar relacionado con esa entidad en investigaciones fiscales, auditorías profundas y revisiones extensas. Esto lo expone a una vinculación con esquemas que podrían estar relacionados con el lavado de dinero, materia regulada por la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI).

¿Cómo detectar a tiempo la existencia de patrones ficticios?

Prevenir y anticiparse antes del cierre del ejercicio es la mejor estrategia para evitar contratiempos en la declaración anual. En ese camino no estamos solos, pues el visor de nómina para el trabajador es una herramienta del SAT que permite consultar en línea la totalidad de los CFDI de nómina timbrados que recibe un contribuyente en el ejercicio a seleccionar.

Dentro de los papeles de trabajo, se convierte en una herramienta útil para precisar información contenida en los CFDI de nómina de cada contribuyente:

• Datos de identificación fiscal del emisor y del receptor.
• Fechas de emisión, timbrado y pago.
• Folio fiscal de las nóminas timbradas.
• Importes de percepciones y deducciones.
• Estatus de cada uno de los comprobantes.

Para usarlo, se debe ingresar al portal del SAT, dirigirse a la sección de trámites y servicios, seleccionar el apartado de declaraciones y pagos para personas físicas, entrar a la sección de visores, elegir la opción del visor de comprobantes de nómina para el trabajador y acceder con el RFC y contraseña o e.firma.

Fomentar la revisión mensual de la totalidad de los CFDI emitidos y recibidos es un hábito de control administrativo que asegura la huella fiscal de cada contribuyente, toda vez que cada comprobante se ha convertido en el principal motor de fiscalización en el país.

La aparición de patrones ficticios en los CFDI no sólo puede distorsionar la determinación del ISR, sino que puede despertar alertas para la autoridad fiscal.

¿Qué hacer si se detecta un patrón ficticio?

La regla 2.7.1.44 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2025, publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 30 de diciembre de 2024, brinda la ficha de trámite 304/CFF, Conciliación de quejas por facturación, contenida en el anexo 1-A, la cual es una herramienta que se puede emplear para que la autoridad funja como conciliadora y orientadora en problemas relacionados con la facturación.

En palabras concretas y sencillas, la autoridad tendrá el carácter de conciliador y dará respuesta a la resolución del caso particular, donde solicitará al emisor que aclare la discrepancia y este último debe atender dicha solicitud; en caso de no ser así, dejará de ser sólo una conciliación y la solicitud será enviada a las unidades de fiscalización como una denuncia formal.

Lo referido ya no nos deja desprotegidos ante una situación de revisión o vinculación por presunción de simulación de operaciones; asimismo, refuerza una cultura de legalidad y transparencia sobre las acciones oportunas del contribuyente con la autoridad.

Dar seguimiento a cada caso de conciliación levantado es indispensable, pues nos dará certeza acerca del fin que tuvo la operación y permitirá saber qué proceso y qué situación tenemos de cara a la determinación de nuestros impuestos.

Conclusiones

Fomentar una cultura de prevención siempre resultará más barato que lo correctivo. Hoy, el reto de cada contribuyente y sus asesores es contar con una visión integral y estratégica en cada actividad económica desarrollada, fomentar sistemas de prevención de riesgos y no dar por sentado nada.

En un entorno donde la confianza fiscal es cada vez más difícil de construir, revisar nuestra información y actuar a tiempo no es opcional; es la diferencia entre un trámite adecuado y un problema que pudo evitarse. En materia fiscal, prevenir no es un lujo, es una buena forma de dormir tranquilo.