Auditoría efectiva en donatarias y aspectos a cuidar en el proceso

Importancia de las auditorías en una donataria autorizada

Estas organizaciones tienen un alto nivel de responsabilidad porque manejan recursos que provienen de donativos deducibles de impuestos y deben aplicarlos estrictamente a su objeto social; por ello, las auditorías (administrativas, financieras y fiscales) son esenciales para garantizar transparencia, cumplimiento y sostenibilidad de la organización.

Como medida de aclaración, a continuación y de manera enunciativa, se describen las auditorías más comunes que se pueden llevar a cabo; sin embargo, las donatarias pueden llevar a cabo revisiones por cuenta propia o dirigidas por algún donante al que le interese la aplicación del recurso donado.

En este contexto, existen algunos puntos que se deben tomar en cuenta para llevar a cabo la auditoría.

Planeación y preparación documental antes de iniciar una auditoría

Estos son los puntos que una donataria autorizada debe considerar durante la planeación y preparación del proceso de auditoría:

• Revisión de cumplimiento fiscal y legal: estar al día en las obligaciones fiscales (declaraciones anuales, pagos provisionales, etc.); asimismo, contar con la autorización vigente como donataria y estar registrada en el portal del SAT.
• Organización documental: contar con estados financieros auditables (balanzas de comprobación, estados financieros y notas explicativas); documentación soporte de ingresos, egresos, nóminas, pólizas contables y donativos recibidos y otorgados, así como conciliaciones bancarias y estados de cuenta; constancias de donativos, es decir, Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) con requisitos fiscales y, en caso de donativos en especie, revisar que el inventario esté integrado e identificado en almacén.
• Evaluación de riesgos: hacer un diagnóstico interno para identificar posibles áreas de riesgo o incumplimiento, así como informar al auditor para revisar y llegar a una solución en conjunto. Aunado a esto, se deben tener respuestas y evidencias anticipadas para ser evaluadas por el patronato o consejo en conjunto con el auditor.
• Definición del alcance con el auditor externo: establecer los objetivos, periodo auditado y los entregables; asimismo, el auditor debe tener experiencia en auditorías de organizaciones del tercer sector.

La auditoría (administrativa, financiera y fiscal) es esencial para garantizar transparencia, cumplimiento y sostenibilidad en las donatarias autorizadas.

Transparencia, colaboración y comunicación

Con el objetivo de que exista transparencia, colaboración y comunicación en el proceso, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

• Acceso a la información: proporcionar toda la documentación requerida de manera clara, ordenada y oportuna, así como asignar a un responsable interno para atender y canalizar los requerimientos del auditor.
• Mantener una actitud abierta y profesional: recibir las observaciones con apertura y enfocarse en la mejora continua; de igual forma, indicar al auditor (con respeto) si no revisó alguna operación. No se debe ocultar información o presentar datos incompletos.
• Claridad en los procesos contables y administrativos: asegurar que existan políticas internas documentadas (control de donativos, gastos, viáticos, sueldos, etc.) y respaldar cada operación con documentos válidos y autorizados.
• Cumplimiento con los requisitos de transparencia: validar que los donativos sean utilizados para los fines autorizados; asimismo, confirmar que no se otorguen beneficios personales indebidos a miembros del consejo o personal.

Seguimiento

Ahora bien, al terminar la auditoría se recomienda que la asociación brinde seguimiento y mejora continua; por ende, se debe llevar a cabo lo siguiente:

• Revisión del informe de auditoría: analizar las observaciones y recomendaciones presentadas por el auditor, así como clasificar los hallazgos según su nivel de prioridad y riesgo.
• Implementación de acciones correctivas: diseñar e implementar un plan de acción para atender las áreas de mejora. Se deben establecer responsables y fechas de cumplimiento para cada medida correctiva.
• Informe al consejo directivo: presentar los resultados de la auditoría al órgano de gobierno para su análisis y toma de decisiones. Hay que utilizar la auditoría como una herramienta estratégica para fortalecer la gobernanza.
• Preparación para auditorías futuras: documentar las lecciones aprendidas y actualizar los procesos internos; asimismo, reforzar la capacitación del personal en normatividad fiscal y contable aplicable a donatarias.

Conclusiones

Es importante considerar que una auditoría efectiva en una donataria autorizada va mucho más allá del cumplimiento formal. La asociación y sus miembros tienen que considerar que se trata de una oportunidad para demostrar la transparencia, la eficiencia en el uso de los recursos y el compromiso con la legalidad.

La preparación previa, mantener una colaboración activa, así como aplicar mejoras después del proceso, convierte a la auditoría en un aliado estratégico para el fortalecimiento institucional. En la actualidad, los donantes son más cuidadosos con los recursos destinados para esta noble causa, así que es una responsabilidad compartida.