Cómo elaborar informes de auditoría que impulsen la toma de decisiones

Ahí reside la importancia del informe de auditoría interna, el cual debe reflejar el trabajo realizado por el auditor, sus resultados, riesgos identificados y recomendaciones para reforzar el control interno y evitar que los riesgos en la empresa se materialicen, lo que convierte esta herramienta en un elemento crucial para la toma de decisiones.

Informe de auditoría interna

Su objetivo fundamental es dar cuenta del trabajo realizado por el auditor interno, sus resultados y promover la definición de planes de acción o remediación por parte de las áreas auditadas de manera oportuna, clara y concreta.

Pueden existir distintos tipos de informes que varían en función de las áreas auditadas, enfoque, especialidad o lector al que irán dirigidos; algunos de estos son:

• Informes operativos: referentes a auditorías a procesos puntuales en áreas operativas, tales como centros de distribución, tiendas, restaurantes, estacionamientos o plantas industriales, donde la auditoría es realizada sobre puntos específicos y de realización recurrente, validando la eficiencia de los procesos operativos.
• Informes corporativos: derivados de auditorías a procesos en áreas administrativas y a procesos interrelacionados con una dependencia de una o más posiciones gerenciales dentro de la organización. En ocasiones, son controles definidos para transacciones recurrentes o controles de gestión.
• Informes especiales: derivan de una asignación o auditoría dirigida a puntos específicos de un proceso, unidad o área, por solicitud de algún directivo o comité, o bien por la identificación de excepciones para confirmar la eficiencia del control interno o la posible comisión de alguna mala práctica.
• Informes al comité de auditoría: podría decirse que es el informe más relevante de la función de auditoría y en donde, en unas pocas cuartillas, se debe comunicar al comité de auditoría el trabajo realizado por el revisor interno durante un periodo de tiempo, usualmente trimestral para empresas públicas o bajo otra periodicidad en el caso de empresas privadas. En este caso, es mandatorio que, de la manera más objetiva e imparcial posible, el auditor pueda transmitir sus preocupaciones, o bien puntos relevantes o materiales de atención a este órgano de gobierno.

El informe de auditoría interna es una herramienta clave para comunicar hallazgos, riesgos y recomendaciones que fortalecen el control interno y apoyan la toma de decisiones.

Consideraciones relevantes

Debido a la relevancia del informe de auditoría interna, a continuación se resaltan algunas recomendaciones fundamentales para su desarrollo y la calidad del mensaje que se debe comunicar.

• El auditor interno debe reflejar en el informe las bases de su trabajo y los hallazgos de manera imparcial y concreta; el informe es un documento de apoyo para el negocio, no un escaparate del auditor. Un grave y recurrente error es querer demostrar que “se trabaja mucho” o que el encargado “sabe más que todos”.
• Los hallazgos deben ser expresados limitándose a los hechos y evidencias identificadas (sin extenderse demasiado ni exagerar en desviaciones).
• Un informe no debe contener faltas de ortografía o redacciones complicadas. Hay que limitarse a los hechos y riesgos identificados y la mejora propuesta.
• Un párrafo de más de tres líneas pierde al lector, por lo que un informe debe ser conciso y de comunicación eficiente.
• El informe de auditoría no sólo debe ser redactado en términos propositivos. El auditor tiene que asumirse como parte del motor que apoya la estrategia y promueve la mejora continua (nunca como un área acusadora).
• El auditor interno siempre debe revelar en su informe toda desviación que identifique durante su auditoría, priorizando lo material.
• La lista de distribución no involucra a “todo el mundo”. Esto no sólo por la confidencialidad de la información contenida, sino porque se debe privilegiar únicamente al personal directamente responsable y a aquel que puede generar cambios.

El especialista debe considerar su informe como un reflejo no sólo de su trabajo, sino de su calidad como profesionista de la auditoría interna. No atender estas recomendaciones puede resultar en puntos en contra de la propia función ante la organización y sus lectores.

Estructura recomendada del informe

Dependerá de su tipo, pues su objetivo será distinto. Los informes operativos y especiales se estructuran usualmente bajo una serie de pruebas previamente definidas y procesos estructurados en recurrencia y eficiencia, de ahí que el informe sea el resultado de esta evaluación o checklist.

Adicionalmente, en el caso de los especiales, la estructura dependerá enteramente del objetivo definido para la auditoría, ya sea un tema de fraude, malos manejos, cierres de unidades o sucursales, etc. Para los informes corporativos, es recomendable la siguiente estructura:

• Ejecutivo: objetivo y antecedentes de la auditoría, alcance y trabajo realizado, observaciones relevantes, concretas y claras, conclusión, evaluación del control interno e importancia relativa y lista de distribución.
• Detallado: se colocan todas las observaciones a detalle para ser atendidas por los responsables de los controles, las recomendaciones previamente comentadas y acordadas con los auditados, así como anexos (en su caso).

Para los informes al comité de auditoría, se debe privilegiar la comunicación de los puntos relevantes de cada asignación desarrollada en el periodo entre una sesión y otra; ser claros y ejecutivos, ya que, en poco espacio y tiempo, el comité debe satisfacer su responsabilidad de vigilante del sistema de control interno, asegurándose de que las cosas se están haciendo en apego a este marco de referencia de la organización. Asimismo, se deben establecer las desviaciones significativas a atenderse por este órgano de gobierno (en caso de haberlas).

En este último tipo de informe, el auditor interno debe asumir la enorme responsabilidad de ser “los ojos” del consejo de administración a través del comité de auditoría. La estructura recomendada para estos informes es la siguiente:

• Temas relevantes agrupados por área de especialidad: financieros y fiscal, inmobiliaria, tecnologías de información, fraudes y operaciones.
• Para cada una de estas y por asignación: nombre de la asignación, evaluación al control interno e importancia relativa, así como puntos críticos de cada asignación.
• Planes de remediación y su seguimiento.
• Asignaciones en el proceso.
• Indicadores de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) de auditoría interna.

De requerirse, el auditor deberá presentar la información de soporte necesaria, pero bajo solicitud o cuestionamiento del comité de auditoría, no en un informe ejecutivo a este órgano de gobierno.

La calidad de un informe depende de su objetividad, claridad y enfoque en hechos comprobables, evitando redacciones complejas o apreciaciones subjetivas.

Conclusiones

El informe de auditoría es el instrumento que, bien estructurado y cuidado en la calidad de su contenido, redacción y enfoque, servirá de soporte para la mejora de procesos, mitigación de riesgos y logro de las estrategias del negocio, desde las direcciones del negocio hasta el comité de auditoría.

Se trata del elemento de soporte con que contará el consejo de administración (revisado por el comité de auditoría) que asegure que el negocio opera bajo los lineamientos definidos en su sistema de control interno, convirtiéndose en una herramienta fundamental para la toma de decisiones efectivas por parte de los órganos de gobierno de la empresa.

Finalmente, es importante señalar que las recomendaciones compartidas son consistentes con lo establecido en las Normas Globales de Auditoría Interna (NGAI) en sus normas 11.2, 11.3 y 15.1, las cuales operan como directrices fundamentales para la función en su actuar y reporte.