Auditoría interna en el proceso de la cadena de suministro

El mandato principal de los auditores internos es proteger el patrimonio de los accionistas, enfocando sus revisiones en procesos y riesgos del negocio, por lo que, la cadena de suministro, al ser un proceso relevante, la auditoría interna está obligada a revisarla recurrentemente a fin de identificar oportunidades de mejora.

Riesgos clave que la auditoría interna debe vigilar y cuidar

• Tecnología, seguridad e integridad de la información en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) o software utilizados para el control y operación de la cadena de suministro.
• Compra y llenado de canal, ya sea de materia prima o productos.
• Producción y fabricación.
• Control de inventarios.
• Distribución del producto al cliente final o a una tienda o sucursal.
• Comercio electrónico (e–commerce).
• Criterios ASG (Ambientales, Sociales y de Gobernanza).
• Estímulos fiscales.
• Indicadores económicos (adaptación a cambios de la oferta y demanda del producto).

Los auditores que revisan la cadena de suministro deben conocer a detalle los procesos operativos, desde el área de compras hasta los almacenes, sobre todo, cuando se trata de una empresa de manufactura.

Funciones de la auditoría interna para empezar la revisión de este proceso

1. Definir estructura (head count): el equipo de auditores debe establecerse de acuerdo con la magnitud de operaciones de la empresa y asignar al personal desde el inicio de la cadena de suministro, el área de compras o comercial, hasta el almacén o cedis (centro de distribución). Si se trata de una empresa de retail, se asignan auditores que revisen la operación de tiendas.

   Es importante que, si la empresa es manufacturera, los auditores conozcan la operación de los procesos productivos y, probablemente, deben ser ingenieros o con carreras afines en vez de contadores (o formar grupos interdisciplinarios). Y, por otro lado, tener claro el perfil del auditor, pues debe ser una persona a la que le guste estar en almacenes, hacer inventarios, subirse a un montacargas para contar cajas en un rack, inventariar un camión, entre otras actividades dentro del cedis.

2. Implementar tecnología: se debe contar con software que ayuden a realizar análisis de datos, monitoreos, así como establecer alarmas y patrones por semáforo. El objetivo es que deben ser preventivos y predictivos.
3. Comunicación: algo relevante es que el auditor debe tener una comunicación y coordinación efectiva y real con los operadores de la cadena de suministro para reportar áreas de oportunidad y establecer, en conjunto, acciones correctivas.
4. Plan de auditoría: este plan debe establecerse con base en riesgos y procesos; puede ser implementado de acuerdo con las siguientes fases: entrada, custodia, salida, otros procesos y operadores logísticos (se adiciona qué pruebas de auditoría se pueden ejecutar):

Es importante que la auditoría interna cuente con herramientas tecnológicas para ejecutar (de forma adecuada) su función y cumplir con su misión, no sólo en cuestiones de hardware, sino de software de auditoría que le ayuden a prevenir y predecir situaciones que pongan en riesgo a la organización para que, de esta manera, se puedan establecer patrones con monitoreos y alarmas tipo semáforo.

Se hace más importante la tecnología por el tema de los procesos de e–commerce, donde todo el procedimiento es a través de sistemas. Los departamentos de auditoría interna que no cuentan con tecnología estarán en riesgo de extinción por falta de valor agregado al consejo de administración.

La cadena de suministro es un proceso clave y relevante para las organizaciones de cualquier giro; comienza desde la compra de la materia prima y finaliza con la entrega del producto al cliente final.

Conclusiones

Es relevante que los auditores que revisan la cadena de suministro conozcan el ERP y software que usa la empresa y el área de operaciones para controlar este proceso, pues muchas veces, estos mecanismos contienen menús que se pueden explotar para tomar lo que requieran en sus revisiones; asimismo, deben conocer a detalle los procesos operativos, desde el área de compras hasta los cedis, sobre todo, cuando se trata de una empresa de manufactura.

El perfil del auditor de cedis es relevante para el éxito de las auditorías; le debe gustar estar en almacenes, hacer inventarios y conteos, tratar con transportistas, almacenistas y bodegueros, etc., ya que, si no le parece atractivo el trabajo, no realizará su función de forma adecuada.

Hay que dar seguimiento puntual y estricto al control de inventarios; es primordial desde su recibo en el cedis hasta el consumidor final. Se deben deslindar responsabilidades y provocar que las cosas sucedan con firmeza y contundencia; en su caso, escalar los problemas al consejo de la empresa. Es necesario impulsar la operación e implementar políticas y procedimientos de los procesos que integran la cadena de suministro; para ello, debe existir una buena comunicación y coordinación con los operadores de este relevante proceso.