Guía para la revisión de la contabilidad electrónica y CFDI

El proceso de revisión de la contabilidad electrónica y CFDI se debe llevar a cabo de forma adecuada, con base en los procedimientos de auditoría.

Guía para la revisión de la contabilidad electrónica y CFDI


014395
C.P.C. José Luis Zamora Morales Socio de Auditoría en BHR Enterprise México, S.C.
Cumplimiento 20 de marzo de 2023
L

os aspectos fundamentales relativos a los procedimientos de auditoría (mencionados en esta guía) se refieren a la revisión del cumplimiento de las disposiciones legales referentes a la contabilidad fiscal denominada “contabilidad electrónica” (envío del catálogo de cuentas y balanza de comprobación) establecida en el artículo 28.° del Código Fiscal de la Federación (CFF).

Adicionalmente, el auditor debe vigilar el cumplimiento a lo establecido en la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) y considerar (dentro de su revisión) que los ingresos y deducciones estén soportados con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que cumpla con lo establecido en el artículo 29.° y, en específico, con la fracción VI: “Cumplir con las especificaciones que en materia de informática determine el Servicio de Administración Tributaria (SAT) mediante reglas de carácter general” y con lo establecido en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) y el artículo 29-A del CFF.

Se debe revisar que se haya enviado la contabilidad electrónica al SAT en los plazos establecidos por las disposiciones fiscales vigentes.

Objetivo

Enunciar y describir los procedimientos de auditoría recomendados para revisar el cumplimento a lo establecido en el CFF y en el anexo 20 y 24 de la RMF. Estos procedimientos deben ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

Procedimiento

1. Determinación de riesgo

El auditor debe identificar y valorar los riesgos por el incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias del envío de la contabilidad electrónica al SAT y de la emisión de CFDI por los ingresos registrados, así como los CFDI que amparan los costos y gastos registrados en la contabilidad; ya que, en caso de no cumplir con lo establecido en el CFF, la LISR y los anexos 20 y 24 de la RMF, las erogaciones que efectúe el contribuyente pueden ser consideradas como gastos no deducibles, afectando la provisión del ISR y la Participación a los Trabajadores de las Utilidades (PTU) o dar lugar a multas, litigios u otras consecuencias para la entidad que pueden tener un efecto material sobre los estados financieros.

En el proceso de revisión se debe corroborar que las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos se hayan identificado de acuerdo con su naturaleza y correspondan con los saldos de la contabilidad financiera.

Se deben documentar los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoría. Dichos factores se pueden relacionar con el riesgo de error inherente de no mandar la información correcta al SAT o enviarla en un periodo posterior al establecido en el CFF, así como al riesgo de que los controles relativos no lo detecten; o bien, que el auditor no los descubra cuando aplique técnicas de muestreo.

Algunos ejemplos de estos factores pueden ser los siguientes:

  • Verificar que la información mensual proporcionada de los activos, pasivos, capital, ingresos y egresos esté correcta.
  • Revisión de las políticas establecidas para el envío de la contabilidad electrónica.
  • Verificar la estructura de los archivos XML, los cuales están establecidos en el anexo 20 de la RMF y son seis tipos de comprobantes:
    1. De ingreso: se emiten por los ingresos derivados de servicios o bienes vendidos.
    2. De egreso: amparan devoluciones, descuentos y bonificaciones, aplicación de anticipos, corrección de diversos CFDI.
    3. De traslados: sirven para acreditar la posesión del transporte de mercancías por carreteras federales.
    4. De nómina: se emite por concepto de remuneraciones de sueldos, salarios y asimilados.
    5. De recepción de pagos: se emite en caso de operaciones con pago en parcialidades o cuando no se recibe el pago total de la contraprestación.
    6. De retención: para soportar el pago a terceros en el cual medie alguna retención de impuestos federales.
  • Revisar que los archivos XML establecidos en el anexo 24 de la RMF (que se refiere al catálogo de cuentas, balanzas de comprobación, auxiliares y pólizas contables) se hayan efectuado de acuerdo con la estructura establecida.
  • Verificar los cambios significativos en el sistema para generar el archivo XML.

El auditor debe considerar las modificaciones al CFF; en caso de no pagar correctamente sus impuestos o no aclarar las operaciones que puedan tener con proveedores que están en el supuesto establecido en el artículo 69-B del CFF, puede la autoridad suspender o cancelar el registro para timbrar los archivos XML, por lo que, pondría en riesgo la operación diaria del contribuyente al no facturar y no contar con flujos de efectivo para liquidar sus obligaciones.

Riesgo inherente

Este tipo de riesgo se origina del sector en que opera la entidad (el sistema financiero no tiene la misma regulación que una empresa que no esté en ese sector), así como de los constantes cambios que el SAT determina; por ejemplo, lo establecido en la versión 4.0 de los CFDI.

Hay seis tipos de CFDI: de ingreso, de egreso, de traslado, de nómina, de recepción de pagos y de retención.

Riesgo de control

El riesgo de que exista un error por haber estructurado el catálogo de cuentas con el código agrupador incorrectamente y no con base en lo establecido en el anexo 24; que no se detecte oportunamente por el control interno establecido en lo referente a la revisión de la adecuada estructura y utilización de la versión para el envío de la información al SAT; que los archivos XML de ingreso, egreso o de cualquier tipo no estén emitidos y timbrados en tiempo y forma conforme a lo establecido en el artículo 29.° y 29-A del CFF, así como los requerimientos técnicos establecidos en el anexo 20 de la RMF.

El conocimiento del control interno y de los procedimientos establecidos para la generación de la contabilidad electrónica por parte del departamento de contabilidad, impuestos y de sistemas, permite al auditor (en la fase de planeación) determinar los procedimientos que mitiguen el riesgo de error en el envío de la contabilidad electrónica al SAT.

Riesgo de detección

El riesgo de que exista un error de presentación, que sea material (información de cuentas que son base para el cálculo del ISR), así como de retenciones y que los procedimientos aplicados en la revisión por el auditor no los detecte.

El auditor debe vigilar el cumplimiento a lo establecido en la LISR y considerar dentro de su revisión que los ingresos y deducciones estén soportados con un CFDI que cumpla con lo establecido en la ley.

2. Aseveraciones a cubrir

Totalidad: se ha enviado la totalidad de la información relativa a los activos, pasivos, capital, ingresos y gastos de acuerdo a lo establecido en el anexo 24 de la RMF y que los CFDI cumplan con lo establecido en el anexo 20 de la RMF.

Existencia: cerciorarse de que se cuente con el catálogo, balanza, elaboración de pólizas y auxiliares con base en lo establecido en el anexo 24 de la RMF, así como de los CFDI emitidos y recibidos.

3. Procedimientos sustantivos diseñados para cubrir dicha aseveración

Planeación

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 300, Planeación de la auditoría de estados financieros, el auditor debe efectuar una planeación adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma más eficiente, considerando los aspectos de materialidad y riesgo de auditoría.

Los procedimientos de auditoría deben ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

En la etapa de planeación, el auditor debe obtener información sobre el procedimiento establecido por la administración para generar y enviar la información relativa a la contabilidad electrónica (envío del catálogo de cuentas con el código agrupador, balanzas de comprobación mensuales con el código agrupador correcto, generación de pólizas relacionadas con los campos del CFDI respectivo, así como recepción o envió de los seis tipos de CFDI). El auditor debe determinar las limitaciones que pueden afectar su trabajo para comprobar el cumplimiento de la elaboración y envío de la contabilidad electrónica.

Estudio y evaluación del control interno

Llevar a cabo el estudio y evaluación preliminar del control del proceso, generación y envío de la contabilidad electrónica, así como identificar los controles clave. Lo anterior incluye la evaluación de los controles internos en ambientes de Tecnologías de la Información (TI) porque, en todos los casos, la información se procesa automáticamente; y la correcta parametrización del código agrupador establecido por el anexo 24 de la RMF; asimismo, se debe documentar la revisión efectuada.

Habiéndose determinado la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable a través del seguimiento y observación de las transacciones y de la existencia de los controles clave y, considerando la materialidad y el riesgo de auditoría en el rubro de impuestos por pagar e impuestos a favor, el auditor está en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoría de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias.

El auditor debe identificar y valorar los riesgos por eludir las disposiciones legales y reglamentarias del envío de la contabilidad electrónica al SAT y de la emisión de CFDI por los ingresos registrados.

Pruebas de cumplimiento

Deben proporcionar el grado de seguridad razonable de que los procedimientos de control interno en los que se pretende depositar confianza, existen y se aplican efectivamente. Dichas pruebas corroboran el funcionamiento de los controles clave, por ejemplo, segregación de funciones, asignación de responsabilidades, registro y envío de la contabilidad electrónica.

Pruebas sustantivas

Para determinar la naturaleza de las pruebas sustantivas, hay que considerar el estudio y evaluación del control interno contable, el resultado de las pruebas de cumplimiento y nuevamente los factores de materialidad y riesgo de auditoría; el auditor deber establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas. Adicionalmente, se tiene que verificar que se han llevado a cabo ciertos procedimientos, por ejemplo, la adecuada custodia de la información contable para efectos fiscales generada y reportada al SAT.

4. Ejemplos de riesgos

  • Incorrecta parametrización de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos.
  • Inadecuada asignación de los signos en cada una de las cuentas del catálogo de cuentas establecido en el anexo 24 de la RMF.
  • Falta de revelación de la información fiscal en las cuentas de orden.

5. Proceso de revisión con base en los anexos 20 y 24 de la RMF

  • Corroborar que las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos se hayan identificado de acuerdo con su naturaleza y correspondan con los saldos de la contabilidad financiera.
  • Verificar que la sumatoria de los saldos de la balanza dé un valor de cero.
  • Revisar que se haya enviado la contabilidad electrónica al SAT en los plazos establecidos por las disposiciones fiscales vigentes.
  • Confirmar que se cuente con los archivos XML que soporten los ingresos y gastos del ejercicio y que estén resguardados en los medios electrónicos correspondientes.
  • Revisar que los CFDI cumplan con lo establecido en el anexo 20 y se hayan elaborado correctamente, así como considerar los 25 catálogos que incluye la Guía de Llenado de los CFDI versión 4.0. y los principales cambios en la documentación técnica del estándar para su emisión.

Conclusiones

Debido al cumplimiento de las obligaciones directas e indirectas de los contribuyentes, la contabilidad procesada en medios electrónicos se debe llevar de forma adecuada, con base en los procedimientos de auditoría.

El proceso de enviar la contabilidad fiscal electrónica debe efectuarse conjuntamente entre el área contable, fiscal y la de sistemas para evitar contingencias fiscales, por ejemplo:

  1. No presentar correctamente la información requerida por el SAT y no cuantificar el posible pago de multas y actualizaciones.
  2. Haber efectuado operaciones con proveedores catalogados por el SAT en la lista negra (artículo 69-B del CFF) y no contar con la información que sustente que realmente se llevó a cabo la operación; esta situación origina pagar impuestos o demandar a la autoridad (considerar los costos del juicio).

Por lo anterior, se sugiere tener toda la documentación de soporte, la cual ayuda a tener toda la información que el SAT requiere.



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