Defense File: prevención ante auditorías de precios de transferencia

Dado lo anterior y ante este tipo de revisiones, no existe total certeza de lo que la autoridad fiscal pueda solicitar, o bien, lo que considere suficiente para acreditar las operaciones entre partes relacionadas, pues no se cuenta con un estándar o una guía que permita determinar con exactitud lo que se debe entender como información suficiente o mínima, la cual respalde cada una de las transacciones intercompañía.

Bajo este panorama, aunque el estudio de PT tiene como finalidad obtener y conservar la documentación que corrobore que los ingresos acumulables y deducciones autorizadas se realizaron a valores de mercado, el contribuyente, a su vez, tiene la oportunidad de anticiparse a un escenario de auditoría y preparar en tiempo real todos los datos, información y documentos posibles que sustenten la existencia de cada una de las operaciones con partes relacionadas. Este conglomerado de información se conoce como Defense File.

Ante la interrogante de cuál es el objetivo del Defense File, la respuesta se puede resumir en que mitiga o evita posibles ajustes que la autoridad fiscal pudiera determinar al cuestionar cada operación del estudio; esto con independencia de que el propio análisis concluya que las operaciones se realizaron a valores de mercado, pues en una auditoría de PT, la autoridad puede rechazar los resultados o la información soporte, lo que traería como consecuencia multas, actualizaciones y recargos.

Los contribuyentes deben considerar mecanismos como el Defense File dentro de sus actividades y prácticas cotidianas en materia de PT.

El Defense File es una herramienta útil para tener toda la documentación y conservarla durante el tiempo que sea necesario. Es conocido que las facultades de comprobación de la autoridad fiscal caducan en cinco años y, en este sentido, la práctica revela cierta tendencia a iniciar los procesos de auditoría al último (cerca de la prescripción).

Esta situación podría implicar que los contribuyentes, que no cuentan con un adecuado control, tengan complicaciones al momento de recopilar la totalidad de información soporte, sobre todo, si ésta proviene de filiales en el extranjero, considerando que no es relevante si en su país las autoridades fiscales no la están solicitando; o bien, si el personal que, en su momento, apoyó en la planeación, realización, así como en documentación de las operaciones, ya no labora en la compañía.

Lo más recomendable para estos efectos es contar con esta información y documentación soporte para la totalidad de las operaciones realizadas; no obstante, es una realidad que la autoridad fiscal pone especial atención en aquellas que son catalogadas de alto riesgo, ya que, dichas transacciones implicarían una disminución y posible traslado de utilidades a otras jurisdicciones y, por ende, una menor recaudación para el Estado. Entre las operaciones de alto riesgo, se encuentran:

• Transacciones que involucren activos intangibles (pagos de regalías, enajenaciones de marcas, etc.)
• Transacciones con partes relacionas en el extranjero
• Restructuras corporativas (enajenación de acciones, fusiones, etc.)
• Transacciones con regímenes fiscales preferentes

Asimismo, otro factor importante es la correcta delimitación y caracterización de cada una de las transacciones a través de un correcto análisis funcional (identificación de funciones, activos y riesgos de las transacciones), pues esto podría ser considerado como el punto de partida de la documentación, información y datos que se necesitan para dichos fines.

Las obligaciones en materia de PT están enfocadas en obtener y conservar la documentación que permita corroborar que los ingresos acumulables y las deducciones autorizadas se realizaron a valores de mercado.

Como se ha mencionado, no hay una guía exacta o un estándar para elaborar el Defense File; sin embargo, es un hecho que, aunque los contribuyentes se desempeñen en diferentes industrias o sus actividades principales sean distintas a las de otros, la documentación esencial, por así llamarla, sí se podría integrar de forma general. Por lo tanto, en la práctica se ha observado que esta documentación podría incluir lo siguiente:

Como se puede observar, se necesita todo aquello que permita acreditar que la operación entre partes relacionadas existe y se realizó; aunque siempre con la precaución de que la información proporcionada podría no ser suficiente para la autoridad fiscal.

En resumen, el principal objetivo de un Defense File es integrar todos aquellos datos y documentos que permitan al contribuyente contar con los elementos para comprobar y sustentar sus operaciones con partes relacionadas y, de esta manera, poder defenderse ante las revisiones realizadas por parte de la autoridad fiscal.

Aunque se realizó un listado general de lo que podría integrar un Defense File, dicha lista sólo es de carácter enunciativo, más no limitativo, debido a que cada una de las operaciones entre partes relacionadas tiene sus peculiaridades y se podría necesitar otro tipo de datos, documentos e información para su correcto soporte.

Resulta de suma importancia la correcta delimitación y caracterización de las transacciones a través de un correcto análisis funcional.

En la práctica, se observa que los grupos multinacionales que han tomado acciones preventivas, a través de un Defense File, cambian su enfoque como grupo y lo adoptan como una práctica sana en temas de planeación de nuevas operaciones intercompañía, así como en el seguimiento puntual de forma anual, facilitando la preparación del estudio de PT (año con año) y el cumplimiento de otras obligaciones en la materia, tal como la preparación de declaraciones informativas de partes relacionadas (Local File, Master File y Country by Country Report).

Conclusiones

Los contribuyentes deben considerar este tipo de mecanismos dentro de sus actividades y prácticas cotidianas en materia de PT, ya que, no se sabe con exactitud en qué momento se pudiera estar frente a una auditoría por parte de la autoridad fiscal.

Asimismo, establecer este tipo de mecanismos permite a los contribuyentes integrar un soporte documental oportuno. Es importante mencionar que este tipo de documentación no se presenta a la autoridad fiscal, sino que su propósito es la prevención.