Capacitación laboral: guía para cumplir con el SIRCE ante la STPS

L.C.P.C. y P.C.SS. Margarita Yaret González Hernández Senior en Natividad Abogados, S.C.

La obligación patronal de proporcionar capacitación y adiestramiento se establece en el artículo 123.°, apartado A, fracción XIII de la Constitución y se reglamenta en la Ley Federal del Trabajo (LFT) en sus artículos 132.° (fracción XV) y del 153-A al 153-X (capítulo III bis), sobre la productividad, formación y capacitación de los trabajadores.

En resumen, las obligaciones patronales en este rubro son:

• Constituir las comisiones mixtas de capacitación, adiestramiento y productividad (formato DC-1).
• Elaborar los planes de capacitación y adiestramiento cuya duración no puede ser mayor a dos años y debe comprender todos los niveles y puestos de la empresa (DC-2).
• Emitir las constancias de competencias o habilidades laborales que acrediten la participación y aprobación del curso correspondiente (DC-3).
• Enviar a la STPS para su registro y control las listas de constancias expedidas a los trabajadores (DC-4).

El SIRCE es la herramienta informática que permite realizar este proceso; por ello, debe entenderse como parte de un sistema de control documental y no como un trámite aislado. La información reportada a la STPS debe guardar congruencia con los cursos efectivamente impartidos (DC-3) y, por ende, con el programa de capacitación y adiestramiento aplicable (DC-2), el cual debió estar debidamente aprobado por la comisión mixta (DC-1).

Ahora bien, las empresas con más de 50 trabajadores están obligadas a utilizar este sistema para presentar sus listas; las demás pueden optar por hacerlo de forma electrónica o de forma presencial en la Oficina de Representación Federal del Trabajo que corresponda. El plazo para dar cumplimiento a la obligación de reportar capacitación es de 60 días hábiles posteriores a la conclusión del plan y programa correspondiente; el no hacerlo puede generar una multa de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA), conforme al artículo 994.°, fracción IV, de la LFT. La información que se requiere para crear la lista de personal capacitado es la siguiente:

El procedimiento operativo puede resumirse en los siguientes pasos:

1. Seleccionar el establecimiento: antes de crear una lista, se debe seleccionar el domicilio que aparecerá en el formato DC-4, sobre todo cuando la empresa cuenta con varios centros de trabajo. Es importante señalar que la información se puede reportar por uno, varios o todos los centros de trabajo.
2. Crear la lista y definir el universo de constancias: al crear la lista, se captura nombre, periodo del plan, programa de capacitación y número total de constancias que se pretende reportar. Este último dato funciona como una variable de control; si se registran 100 constancias, el sistema espera 100 registros y no permitirá concluir la lista si la información no alcanza el total del avance; por ello, si la estimación inicial cambia, la lista debe editarse para reflejar el número real de constancias.
3. Preparar la información de los trabajadores y cursos: la plantilla de carga masiva contiene información de los trabajadores, los cursos y, en su caso, los establecimientos. La empresa puede dar de alta cursos manualmente y utilizar la clave generada por el sistema o capturar masivamente los atributos del curso. Ambas alternativas son excluyentes, es decir, si se utiliza la clave del curso, no deben llenarse nuevamente sus atributos en las columnas correspondientes. Un control esencial consiste en no utilizar claves de cursos de años anteriores, ya que esto puede generar constancias con fechas pasadas y comprometer la acreditación del cumplimiento durante una inspección laboral.
4. Validar y corregir la carga: la carga masiva debe someterse a una revisión previa. Entre los controles recomendables se encuentran:
   • Utilizar la plantilla del sistema, la cual no debe ser modificada, ya que intentar cargar una plantilla alterada puede ser motivo de que el sistema bloquee la cuenta.
   • Toda la información debe estar en formato de texto.
   • Las horas de capacitación deben ser números enteros.
   • No debe contener caracteres especiales (°, !, ”, /, #, $, %, &, =, ?, ¡, *, ¨, ], [, <, >, [,]).
   • Debe tener un máximo de 8,000 registros (renglones).
   • Verificar que el agente capacitador externo se encuentre activo.
5. Generar el DC-3 y obtener el acuse DC-4: cuando la lista alcanza el 100% de avance, deben generarse las constancias DC-3 antes de enviarla a la STPS, ya que el sistema no permite imprimirlas después. Una vez realizado el envío, la información queda registrada en la base de datos de la secretaría y se genera el acuse DC-4, el cual puede descargarse y conservarse como evidencia del cumplimiento de la obligación patronal en materia de capacitación.

Conclusiones

Como se ha referido, el SIRCE es una herramienta fundamental para acreditar el cumplimiento de las obligaciones patronales en materia de capacitación laboral. Su correcta utilización va más allá del conocimiento de la plataforma, pues requiere coordinar información jurídica, laboral, administrativa y operativa. El riesgo para las empresas no se limita a omitir el reporte ante la STPS o no obtener el acuse correspondiente, sino que también comprende la presentación de información incorrecta o el hecho de no conservar la evidencia que sustenta el cumplimiento.

Por lo anterior, la calidad de la información debe gestionarse de manera coordinada entre las distintas áreas de la empresa. La conciliación de bases de datos, la revisión previa de la carga y el resguardo del expediente permiten transformar un trámite digital en un verdadero sistema de control preventivo. La evidencia documental debe construirse desde la planeación de la capacitación, pues esperar a una inspección para reunirla significa actuar demasiado tarde.

Referencias