Dictamen IMSS e Infonavit: claves y checklist para presentar sin errores

L.C.P.C. Nelly Magdalena Hormigo Martínez Socia en HMG Consulting

En ese orden de ideas, hay que empezar por los papeles de trabajo, pues cabe recordar que el dictamen solo es el resumen y resultado de un trabajo previo de auditoría conforme a las normas de atestiguamiento correspondientes; por ende, antes de iniciar el llenado de los formularios, es vital haber llevado a cabo una revisión que genere certidumbre con respecto a la situación fiscal del contribuyente, lo que requiere una auditoría planeada en función de riesgos inherentes a la industria de que se trate, así como la definición de un alcance suficiente que minimice la posibilidad de cometer errores en el llenado.

Una vez efectuado el trabajo de auditoría, se puede proceder con el llenado de los dictámenes, empezando con el del IMSS, el cual requiere información más robusta y detallada a través del Sistema de Dictamen Electrónico del IMSS (SIDEIMSS), para lo cual es importante tener en cuenta los siguientes puntos:

• Verificar que se cuenta con todos los Números de Seguridad Social (NSS), Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y Clave Única de Registro de Población (CURP) de todos los trabajadores que prestaron un servicio subordinado al contribuyente, así como la fecha de inicio de su relación laboral.
• Tener soporte documental de las prestaciones reveladas en el apartado 2 (prestaciones otorgadas), como pueden ser pólizas de seguros de gastos médicos mayores y de vida, comprobantes de la compra de uniformes y herramientas de trabajo, alimentación, planes de pensiones, etc.
• Verificar que se cuenta con los comprobantes bancarios de los pagos de cuotas obrero-patronales.
• Asegurar que se cuenta con el RFC y nombre completo de todos los prestadores de servicios independientes, así como los contratos correspondientes celebrados con el contribuyente.
• Contar con la información de servicios especializados. Este suele ser uno de los apartados que más se complican, debido a que la información que se debe plasmar es justamente de los proveedores de estos servicios, por lo que es relevante obtener los datos con oportunidad, incluidas las Informativas de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE) en las que se manifestó el contrato celebrado con el contribuyente (incluso si corresponde a un ejercicio diferente al dictaminado), así como los datos de los trabajadores involucrados en el servicio, incluyendo Salario Base de Cotización (SBC) y días trabajados.
• En cuanto al apartado 7 del dictamen referente a la actividad, no es necesario detallar la totalidad de activo con que cuenta el contribuyente, pero sí es importante revelar todo aquello que tiene relación con la actividad económica desarrollada por el contribuyente. Cabe recordar que el objetivo de este apartado es validar que la clasificación en el seguro de riesgos de trabajo es correcta.
• Verificar con el contribuyente si tiene interpuesto y no resuelto algún medio de defensa contra alguna resolución de rectificación de la clasificación, ya que, en su caso, debe revelarse en el dictamen.
• Cumplir con el formato establecido. La balanza de comprobación que se incluye en el dictamen debe ser a cuatro columnas y definiendo claramente cuáles son cuentas de mayor o subcuentas, lo que facilitará el llenado del apartado 8.
• Contar con información oportuna. Otro aspecto que suele complicar el llenado del dictamen es lo referente a obras de construcción, ya que la mayoría de las veces son procesos que atienden áreas distintas a Recursos Humanos o Finanzas, por lo que se deben obtener los datos del Servicio Integral de Registro de Obras de Construcción (SIROC), tanto propios como de subcontratistas, así como la información de trabajadores involucrados en la obra que no son propios; por ende, en caso de que aplique, es importante solicitar estos datos con oportunidad.
• Considerar las diferencias. En caso de haber detectado diferencias que vayan a pagarse como parte del dictamen, se debe tener en cuenta que deben generarse a través del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) con el número de documento 54 (dictamen pago inmediato) o 55 (dictamen pago en parcialidades), según corresponda; asimismo, las líneas de captura deben generarse a través del SIDEIMSS y no del Sistema de Pago Referenciado (Sipare).
• Preparar la prueba global de razonabilidad. Otro punto que se debe preparar previo al llenado del dictamen es la prueba global de razonabilidad, la cual servirá de base para el llenado de las cédulas de variables.
• Revelar en la cédula de variables por bajas la totalidad de salidas de personal sucedidas en el ejercicio dictaminado.
• Cargar las declaraciones (opcional). El dictamen solicita, de forma opcional, la carga de la declaración anual del Impuesto Sobre la Renta (ISR) del contribuyente, la contabilidad electrónica y las declaraciones informativas de operaciones con terceros. Cada dictaminador decidirá si carga esta información o no.
• Cuidar la presentación de movimientos afiliatorios derivados del dictamen en caso de que se hayan determinado diferencias, ya que deben presentarse previo al envío de los dictámenes a través de SIDEIMSS; sin embargo, hay que darles seguimiento hasta la aceptación de todos por el IMSS, lo cual podría suceder posterior a la presentación del dictamen.
• Verificar que la Firma Electrónica Avanzada (FIEL o e.firma) del dictaminador y del representante legal estén vigentes; en el caso del segundo, se debe corroborar que esté asociado como representante legal a través del Escritorio Virtual del IMSS. En caso de que la e.firma esté próxima a vencer, se sugiere actualizarla con oportunidad para evitar problemas en la plataforma. Ante esto, se puede acudir con la autoridad para que ayuden a resolver los inconvenientes a través del correo institucional soporte.dictamen@imss.gob.mx.

En cuanto al dictamen de Infonavit, la realidad es que su llenado es mucho más sencillo, aunque, desde un punto de vista particular, resulta más eficiente que el del IMSS.

Considerando que las bases de cotización y aportación al IMSS e Infonavit son prácticamente iguales, el dictamen del segundo puede soportarse con la auditoría hecha para el dictamen de IMSS, excepto por la revisión de la amortización de créditos Infonavit, la cual debe efectuarse al 100%, es decir, todos los créditos y bimestres.

Adicionalmente, vale la pena verificar el Portal Empresarial Infonavit para asegurarse de que no haya créditos determinados por la autoridad, o bien que, si los hay y no han sido pagados, se encuentren en proceso de aclaración; de lo contrario, se sugiere que se efectúen los pagos como parte del dictamen.

Continuando con el mismo esquema, a continuación, se presentan los puntos más relevantes para efectos de presentar el dictamen del Infonavit.

• En el apartado I se detalla la prueba global de razonabilidad. Si resulta en una diferencia a cargo, es importante tener soportado el origen de dicha diferencia por si la autoridad llegara a requerir el dictamen.
• En el apartado I bis, se pide la fecha del último pago efectuado; no se trata de la fecha de pago del sexto bimestre, pues si hubo pagos complementarios efectuados con posterioridad, debe ser esa la fecha que habrá que capturar, ya que al momento de la presentación, el funcionario del Infonavit hace una validación y, si no coincide con lo que tiene en sistema, rechazará la presentación.
• Al dictamen se le debe adjuntar la balanza de comprobación firmada por el dictaminador en la primera y última hoja; asimismo, debe contener el nombre de la empresa en todas las hojas, así como los títulos de las columnas.
• Al momento de la presentación se debe adjuntar copia de la identificación oficial del representante legal y Constancia de Situación Fiscal (CSF) con antigüedad no mayor a 10 días.
• Este dictamen puede presentarse de forma presencial o electrónica a través de un correo electrónico, pero cuando se presente de forma presencial, debe acompañarse de una memoria USB con la información digitalizada.

Conclusiones

Como se ha referido, la presentación de estos dictámenes no es un trabajo sencillo, pues requieren de mucho detalle y revisiones bien soportadas, por lo que es importante tener a mano el Manual de usuario SIDEIMSS y la Guía para la presentación del dictamen Infonavit, los cuales serán de gran ayuda para un correcto llenado de los dictámenes.