Envío de la contabilidad electrónica en 2025

Antecedente

Dicen que recordar es vivir, así que hay que regresar en el tiempo a 2014, cuando el artículo 28.° del Código Fiscal de la Federación (CFF) sufrió una reforma significativa al establecer que la contabilidad se llevaría en medios electrónicos y que tendría que enviarse mensualmente a la autoridad tributaria; situación que hoy se conoce como el envío de la contabilidad electrónica.

Continuando en el baúl de los recuerdos, ¿quién no se acuerda de la serie de amparos que surgieron ante la entrada en vigor de la mencionada reforma? Primordialmente, se basaban en que dichas adiciones al CFF estaban naciendo, tenían sus áreas de oportunidad e, incluso, representarían gastos adicionales para los contribuyentes a fin de que estos pudieran cumplir con una nueva obligación fiscal.

En ese orden de ideas, es importante destacar que los amparos de referencia sólo sirvieron para que los contribuyentes se prepararan (de mejor manera) para llevar a cabo el envío de la contabilidad electrónica, pues se efectuaron adquisiciones de software y equipos de cómputo, actualizaciones a los denominados ERP (Enterprise Resource Planning), así como capacitaciones a las personas encargadas de llevar a cabo los registros contables.

Construyendo sobre lo expuesto, los amparos referidos no fueron concedidos por las autoridades competentes y el envío de la contabilidad electrónica ya es una obligación con la que se tiene que convivir todos los meses.

El envío de la contabilidad electrónica requiere ser monitoreado con precisión, pues el incumplimiento podría generar multas sin que el SAT deba realizar un gran esfuerzo.

Perspectiva actual

Considerando que el envío de la contabilidad electrónica ya forma parte integral del cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes, es importante destacar que, hoy en día, los programas que permiten elaborar los registros contables ya cuentan con herramientas digitales que facilitan la generación de los archivos de envío con un clic.

Tal como se describe, podría parecer que la obligación es muy sencilla de cumplir, pues sólo es necesario pulsar un botón, generar los archivos y proceder con el cumplimiento de la obligación referida; sin embargo, es importante saber que lo anterior implica un trabajo previo.

Aunque es cierto que el CFF establece cuáles son los elementos que forman parte de la contabilidad de un contribuyente, también lo es que la versión electrónica no opera de la misma forma. En virtud de lo anterior, resulta pertinente revisar la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente, pues las reglas contenidas en ésta permiten que el contribuyente comprenda qué información debe enviar a la autoridad fiscal.

Para tales efectos, la regla 2.8.1.5 de la RMF establece que la información a enviar será la siguiente:

• Catálogo de cuentas: debe cumplir con la estructura contenida en el anexo 24 de la RMF y estar debidamente alineado con la contabilidad del contribuyente; por ello, es de vital importancia realizar un trabajo exhaustivo para homologar las cuentas utilizadas con aquellas que se encuentran en dicho catálogo.
• Balanza de comprobación: debe contener saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas (activos, pasivos, capital, resultados y cuentas de orden); asimismo, deberá enviarse al nivel de cuentas de mayor y subcuentas de primer nivel.

Un punto importante a destacar es que la regla en análisis establece que la información enviada debe permitirle a la autoridad identificar los impuestos por cobrar y por pagar, los trasladados cobrados, así como los acreditables efectivamente pagados.

De igual forma, la regla contempla la presentación de una balanza de cierre del ejercicio, la cual, por obligación, debe contener la información relativa a los ajustes registrados para efectos fiscales.

• Pólizas y auxiliares de cuenta: en cuanto a las pólizas, tienen que incluir los folios fiscales de los CFDI que respalden las transacciones, la forma de pago, los impuestos, las tasas y cuotas, así como el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del tercero con quien se celebró la operación. Respecto de los auxiliares, deben presentarse por cuenta de mayor y a nivel de subcuenta (se recomienda verificar el contenido del anexo 24 de la RMF para conocer el formato requerido).

Asimismo, resulta vital destacar que, para efectos fiscales, se reconoce como información contable aquella que se produce de acuerdo con el marco que aplique el contribuyente para la preparación de su información financiera, o bien, aquel que esté obligado a aplicar conforme a alguna disposición legal o normativa, tales como las Normas de Información Financiera (NIF), los principios contables estadounidenses (USGAAP, por sus siglas en inglés) o las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

La información plasmada en la contabilidad electrónica podría ser utilizada por la autoridad como parte de alguna resolución que genere un acto de molestia para el contribuyente.

Envío de la contabilidad electrónica

Como se ha expuesto, el envío se realizará a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y se llevará a cabo conforme a lo dispuesto en la regla 2.8.1.6 de la RMF, tal como se indica a continuación:

• Catálogo de cuentas: se enviará cuando se entregue la primera balanza de comprobación. En caso de algún cambio en el referido catálogo, la modificación deberá enviarse, a más tardar, en la fecha límite para el envío de la balanza de comprobación correspondiente al mes en que se realizó dicho cambio.
• Balanza de comprobación: el plazo de envío varía según el tipo de contribuyente, como se detalla a continuación:
  • Las personas morales que no coticen en alguna bolsa de valores enviarán su información contable de forma mensual, a más tardar, dentro de los primeros tres días del segundo mes posterior a aquel al que corresponde el envío.
  • Las personas físicas enviarán su información contable de forma mensual, a más tardar, dentro de los primeros cinco días del segundo mes posterior al mes que corresponda.
  • Los contribuyentes que emitan valores que coticen en alguna bolsa de valores enviarán la información en archivos mensuales por cada trimestre, conforme a lo establecido por la autoridad:

    Meses	Plazo
    Enero, febrero y marzo	3 de mayo
    Abril, mayo y junio	3 de agosto
    Julio, agosto y septiembre	3 de noviembre
    Octubre, noviembre y diciembre	3 de marzo

• Pólizas contables: sólo deben enviarse cuando la autoridad fiscal las solicite de forma expresa, ya sea en el ejercicio de sus facultades de comprobación o en el trámite de solicitud de devolución de impuestos.

Errores de envío

Como es natural en el ámbito tecnológico, existe la posibilidad de que los archivos contengan errores informáticos; por lo tanto, podrán enviarse tantas veces como sea necesario hasta que sean aceptados. Por esta razón, es vital mantener un monitoreo constante hasta obtener la confirmación de la recepción y aceptación de los archivos que forman parte de la contabilidad electrónica.

Infracciones y multas

El incumplimiento de las obligaciones fiscales constituye una infracción. En este caso particular, la transgresión a las disposiciones fiscales está prevista en la fracción XLI del artículo 81.° del CFF. Dicha infracción puede derivar en una multa que va de 7,110 a 21,310 pesos, conforme a lo establecido en la fracción XXXVIII del artículo 82.° del mismo ordenamiento.

Hoy en día, los programas que permiten elaborar los registros contables ya cuentan con herramientas digitales que facilitan la generación de los archivos de envío con un clic.

Consideraciones finales

Aunque es cierto que el envío de la contabilidad electrónica ya se encuentra, en gran medida, normalizado dentro del cumplimiento de las obligaciones fiscales del contribuyente, también resulta que, a diferencia de otras obligaciones, ésta no se concluye con el simple envío de la información, sino que requiere del monitoreo de su debida aceptación por parte de la autoridad fiscal.

En términos del artículo 63.° del CFF, la autoridad fiscal puede acceder a sus bases de datos para sustentar actos administrativos. En este caso particular, la información que los contribuyentes reportan en las balanzas de comprobación puede ser utilizada con tal propósito, específicamente, en los campos relativos a impuestos a cargo, trasladados, acreditables, retenidos, entre otros. Por ello, el monitoreo de la información financiera y contable entregada a la autoridad constituye una medida preventiva frente a posibles actos de molestia futuros.

Asimismo, se debe tener en consideración que el monitoreo del cumplimiento de las obligaciones tributarias está a sólo un clic de distancia para la autoridad. Ante la presencia de algún incumplimiento, los actos administrativos, mediante los cuales el SAT requiere el cumplimiento de obligaciones fiscales, pueden llegar al buzón tributario en cualquier momento.

Conclusiones

Resulta claro que el envío de la contabilidad electrónica requiere ser monitoreado con precisión, pues el incumplimiento podría generar multas (sin que el SAT deba realizar un gran esfuerzo) y la información plasmada podría ser utilizada como parte de alguna resolución que genere un acto de molestia para el contribuyente.