Gestionar el tiempo: el arte del CEO para manejar la agenda

La agenda de cualquier persona en un puesto de dirección es tan caótica como su nivel de responsabilidades; su trabajo le obliga estar al pendiente de todo y de todos: debe atender las juntas del consejo de administración, reunirse con inversionistas, fortalecer relaciones con colegas y posibles colaboradores, garantizar que se cumple con los requerimientos legales y gubernamentales de donde opera su empresa, seguir el avance de las estrategias con la gerencia de los equipos dentro de la organización, entre otras actividades diarias.

Cada CEO tendrá sus prioridades, así como el ensayo y error ayudarán a que se construyan sus propias estrategias para la gestión del tiempo.

Si el día tuviera más de 24 horas, seguiría siendo insuficiente; asimismo, uno de los errores más comunes de quienes llegan al rol de CEO por primera vez es intentar estirar el tiempo como si se tratara de una historia de ciencia ficción, no tiene caso. Por eso, es importante que exista un manejo eficiente de la agenda, ya que, también es importante que la persona en la dirección cuente con espacio para imprevistos, tiempo de calidad fuera del trabajo y descanso.

A continuación, comparto algunos consejos que pueden servir para empezar a gestionar el tiempo con mejores resultados.

1. La agenda de un CEO es un reflejo de su tipo de liderazgo

De unos meses a la fecha, una de las críticas que más he encontrado (entre colegas y redes sociales) sobre el desempeño de Elon Musk como dueño de Twitter, es que pasa mucho tiempo publicando tuits en lugar de estar atendiendo el desempeño de sus empresas. Aunque es verdad que escribir tuits no necesariamente significa que no se concentra en lo demás, la imagen que le da a la opinión pública sí se ve afectada. Lo mismo ocurre con empleados, integrantes del consejo e inversionistas cuando ven cómo administra su tiempo la persona en la silla de CEO.

Una agenda eficiente no es necesariamente una agenda llena; cualquier persona en el puesto de CEO merece espacios en los que no tenga que atender algo para concentrarse en su propio tiempo.

Sin embargo, más que la imagen que se proyecta, es realmente la forma en que se aprovecha el tiempo con las gerencias de equipos, cuánto se le dedica a las inquietudes de la planta laboral, a las tendencias del mercado y a las opiniones de los clientes y proveedores.

Es cierto que nadie puede partirse en dos, sin embargo, las prioridades de la agenda del director se convierten en un reflejo del tipo de liderazgo que desea ejercer y, a su vez, el reconocimiento que tiene a todos los niveles de la empresa. Por lo anterior, es buena idea buscar un equilibrio o lo más cercano a esto.

2. El tiempo siempre se puede invertir mejor

La agenda equilibrada no es un objetivo en las labores del CEO, sino un camino constante, pues es imprevisible y porque no todos los días se repetirán como copias exactas a perpetuidad. Esa es una ventaja, ya que, abre la puerta para aprender a revisar la manera en que se administraron los días de semanas anteriores y encontrar errores u oportunidades perdidas.

Si nadie está exento de errores, entonces todos pueden rescatar aprendizajes de un mes con demasiadas juntas (o con muy pocas) o con muchas horas destinadas solamente a contestar correos electrónicos. Eso también planteará otro tipo de soluciones, tales como añadir el rol de asistente que dé un mejor seguimiento a la agenda, utilizar herramientas digitales y automatizadas para no caer en pánico si la libreta física se extravía o si la memoria falla, o bien, cambiar métodos de reuniones para ahorrar tiempo.

La agenda de cualquier persona en un puesto de dirección es tan caótica como su nivel de responsabilidades.

La idea es que sea posible encontrar mejoras que eliminen esos tropiezos que entorpecen el flujo del día a día y que, a pesar de que parecen pequeñeces, una vez acumulados son un gran problema.

3. Un buen equipo ayuda a una buena gestión de tiempo

Habrá ocasiones en las que el problema con el manejo de la agenda no tiene que ver con un mal cálculo de horas por parte de la dirección, sino con una cadena de mala gestión del tiempo en varios elementos de los equipos de la empresa. Esto es normal que ocurra cuando hay nuevas contrataciones o se implementan nuevas estrategias que se adaptan a cambios en el mercado y que la organización no puede darse el lujo de no incluir en sus operaciones; es decir, nada de que preocuparse porque en poco tiempo todo vuelve a la normalidad.

No obstante, si esto no ocurre, es importante que se detecten los errores para que se atiendan oportunamente. La dirección debe identificar talento en el que pueda confiar y delegar tareas importantes (que ya no tendría que seguir de cerca) para así concentrarse en lo que está más a nivel macro. Si la dirección nota que no está funcionando, entonces hay que corregir, ya sea ofreciendo herramientas, cursos, reubicaciones o, si de plano nada resulta, cambios.

Si el día tuviera más de 24 horas, seguiría siendo insuficiente. Uno de los errores más comunes de quienes, por primera vez, llegan al rol de CEO es intentar estirar el tiempo.

4. Los espacios libres son salvavidas

Una agenda eficiente no es necesariamente una agenda llena. Cualquier persona en el puesto de CEO merece espacios en los que no tenga que atender algo para concentrarse en su propio tiempo, incluso en horario de oficina. Además de su vida personal, debería contar con algún par de horas libres que invierta en su propio desarrollo profesional, físico o emocional sin interrupciones.

Asimismo, recomiendo que también se aparte un espacio para lo inesperado; las emergencias, bomberazos, crisis o, seamos honestos, las ocurrencias de los inversionistas o del consejo no avisan; por lo tanto, esa pequeña burbuja de aire puede ser la que permita tomar una buena decisión, ya que, la dirección pudo concentrar toda su atención en el problema.

Conclusiones

Cada CEO tendrá sus prioridades, así como el ensayo y error ayudarán a que se construyan sus propias estrategias para la gestión del tiempo. Espero que estas ideas sean el inicio de dichas estrategias y que expliquen la importancia de considerar el tiempo de la dirección como uno de los recursos más valiosos, pues impacta a todo lo que se relaciona son su labor; desde la imagen que proyecta a la comunidad, clientes y colegas, hasta la gente que trabaja bajo su mando.