Control de nómina ante el cierre fiscal

C

ercano al cierre de este ejercicio fiscal, así como el inicio de uno nuevo, debemos tener presente que el cumplimiento en materia tributaria y de seguridad social debe ser uno de los pilares máximos dentro de las organizaciones.

Tener una adecuada planeación ante el cumplimiento fiscal (respecto a la conclusión de las actividades en el ejercicio) resulta indispensable para evitar errores o desviaciones en perjuicio a los intereses económicos de la empresa y, en su caso, prevenir cartas de invitación, actos de visita o inicio de facultades de comprobación por parte de las autoridades.

Algunas de las consideraciones para planificar y llevar un adecuado control en relación con los procesos de nómina son las siguientes:

Elaboración del presupuesto: es recomendable realizar un proyecto del resultado fiscal al cierre del ejercicio para analizar el posible resultado y, aunque se trate de un proyecto estimado, nos ayuda a establecer los pasos a seguir para realizar un cierre de forma eficiente; en el caso de la nómina, ayuda a considerar las cifras que van a ser deducibles o no para efectos contables y fiscales.

Asimismo, hay que realizar el presupuesto respecto a los recursos necesarios para cumplir las obligaciones ante el inicio de año, así como el cronograma de actividades a ejecutar.

Gratificación anual a los trabajadores: iniciar con la determinación de este derecho de los trabajadores, esto con la finalidad de evitar algún incumplimiento por pago extemporáneo (considerando la fecha máxima para la entrega de dicho pago y así definir el flujo de efectivo necesario).

Ajuste anual al Impuesto Sobre la Renta (ISR) del trabajador: realizar el cálculo para determinar el ISR anual definitivo de los trabajadores al final de cada ejercicio; restar las retenciones efectuadas en el año y determinar las diferencias en su caso (las cuales pueden ser a cargo o a favor, salvo en los casos en los que el patrón no se encuentre obligado de realizar su cálculo).

Revisión de la contabilidad: conciliar que las cifras correspondientes a la nómina se encuentren debidamente registradas en la balanza de comprobación (y en las cuentas contables que correspondan) con la finalidad de cumplir con las obligaciones fiscales, así como para evitar desviaciones en la determinación del resultado del ejercicio y cuestionamientos entre la nómina y la contabilidad.

Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina: dicho documento acredita el pago realizado a los trabajadores, así como la retención realizada del ISR, sueldos y salarios y cuotas patronales; por lo que, es sustancial que se encuentre debidamente emitido (y en la fecha que efectivamente se realizó la erogación) para el cumplimiento fiscal y el pago de las cuotas obrero-patronales ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

Una adecuada planeación del cumplimiento fiscal es indispensable para evitar errores que afecten a la empresa y, en su caso, prevenir una intervención por parte de las autoridades tributarias.

Visor de nómina del Servicio de Administración Tributaria (SAT): aunado a la confirmación del CFDI de nómina, es recomendable realizar validaciones contra las cifras del visor de nómina (disponible en el portal del SAT), teniendo en mente que son los datos que provienen del CFDI y cualquier discrepancia puede ser motivo de aclaración por parte de la autoridad fiscal (en relación a sueldos y salarios, asimilados a salarios y la retención y entero del impuesto).

Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU): teniendo prácticamente concluidos los importes del resultado del ejercicio, así como los importes de los sueldos devengados; resulta mejor práctica elaborar previamente el proyecto de distribución de PTU o cuantificar los importes a distribuir por dicho concepto (considerado los recientes cambios en el límite máximo de distribución de la Reforma Laboral en el ejercicio 2021, así como tener presupuestados los recursos necesarios para el nuevo ejercicio y hacer frente a su pago).

Prestadores de servicios especializados: para los contribuyentes que presenten servicios especializados o que requieran incurrir en estos, deben obtener y proporcionar la información relacionada a la materialidad de las operaciones, así como contar con la información necesaria para cumplir las obligaciones ante el IMSS, Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) y la Secretaría del Trabajo.

Conclusiones

Los puntos mencionados son algunos de los cuales deben ser considerados ante el término del ejercicio fiscal, esto con la finalidad de fortalecer los tramos de control en la administración de nómina y mitigar los posibles riesgos derivados por un incorrecto cumplimiento tributario, laboral y de seguridad social; así también, sirven de apoyo para tener un mejor panorama en la toma de decisiones financieras y fiscales de cara a los objetivos de las organizaciones en un nuevo ejercicio.