Implicaciones del control de nómina para la organización

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L.C.P. Cristina Zoé Gómez Benavides Socia y Directora General en GL Working, S.C.

na parte esencial de toda organización es su fuerza laboral, necesaria para alcanzar los objetivos del negocio y a la cual se le debe retribuir por los servicios realizados; para ello, es indispensable contar con una buena administración y llevar los controles que permitan el correcto cumplimiento de diversas leyes y sus reglamentos.

Este tema resulta complejo, puesto que para concretar lo anterior se requieren conocimientos especializados en materia fiscal, de seguridad social y laboral, financiera, legal y contable. En este sentido, y con el fin de minimizar los riesgos que las empresas puedan enfrentar, se torna necesario evaluar las políticas y controles que permitan gestionar la nómina.

Se trata de un proceso administrativo enfocado en verificar que todo ocurra o se haga conforme al plan, las instrucciones y los principios establecidos. En este tenor, un control bien implementado nos ayudará a identificar si deben emprenderse las acciones necesarias para eliminar los errores o desviaciones que puedan presentarse.

En el caso de la nómina, podemos definirlo como un procedimiento mediante el cual se confirma que el pago a los trabajadores se realiza de forma correcta y en los tiempos estipulados.

Algunas ventajas de contar con controles en el proceso de nómina son:

• Salvaguardar el patrimonio de la organización, el cual puede verse disminuido por pagos incorrectos, duplicados o indebidos, multas, accesorios legales, errores de cálculo o por el cumplimiento de las obligaciones.
• Evitar fraudes derivados de un mal uso de información sensible de la empresa o de procesos inexistentes.
• Mejorar la eficiencia de los empleados como consecuencia de un pago en tiempo y forma.
• Dar cumplimiento en materia fiscal, laboral, de seguridad social, etc.

Para implementar estos controles en la nómina de una organización habrá que atender a sus características particulares, como el sector al cual pertenece, el giro en el que se desarrolla, el volumen de sus empleados, los centros de trabajo con los que cuenta, sus registros patronales y su índice de rotación.

En este sentido, los procesos inherentes a la nómina pueden definirse en tres fases:

1. Implementación, que se realiza antes de aplicar alguna acción y tiene como fin garantizar que ésta se cumpla sin correr riesgos y de forma puntual, considerando los manuales de nómina, políticas, flujogramas y calendarios establecidos.

2. Recurrencia, que se da cuando se efectúan estos controles mientras se desarrolla el proceso de manera óptima, esto mediante supervisión, validación y autorización.

3. Evaluación, que consiste en obtener datos del procedimiento y sus puntos de gestión, tomando en cuenta posibles mejoras que robustezcan los controles y los adecúen a la organización.

Como puede observarse, el control debe ser cíclico y continuo y ejecutarse en cada proceso de nómina, ya que así se cumplen las disposiciones antes señaladas, mismas que habrán de redefinirse ante los constantes cambios y actualizaciones que acontecen en materia laboral, fiscal y de seguridad social, eso sin mencionar los objetivos de la organización.

La administración de la nómina y los controles inherentes a ella atienden a varios requerimientos y obligaciones tanto internos como externos, por lo que resulta indispensable para toda empresa que, en la medida de lo posible, establezcan un robusto esquema de controles que aseguren el adecuado cumplimiento de los pagos y con los que se obtengan mediciones confiables que den paso a un proceso en constante
mejora.